Am Tresen steht eine Patientin.
Und das Telefon klingelt trotzdem.
In diesem Moment verliert immer jemand. Nehmen Sie ab, wartet die Patientin vor Ihnen. Nehmen Sie nicht ab, versucht es die andere ein zweites Mal, ein drittes Mal — und irgendwann nicht mehr.
Zu Stoßzeiten wird daraus ein Dauerzustand: Die Anmeldung arbeitet unter ständiger Unterbrechung, die Telefonzeiten werden weiter eingeschränkt, weil es anders nicht geht, und die Rückrufe bleiben für den Abend liegen.
Der Praxis-Empfang von Cogniiq nimmt die Anrufe an, die sonst ins Leere laufen — mit Ihrer Stimmauswahl, nach Ihren Regeln, mit einer Übergabe, die wir vor der Unterschrift mit Ihnen klären.
Kein Verkaufsgespräch, keine Präsentation.
Was es kostet, wenn niemand abnehmen kann
Der offensichtliche Teil sind die Anrufe, die nicht ankommen. Der teurere Teil ist der Rest: Arbeit, die unter Unterbrechung passiert, und Fehler, die dabei entstehen. Ein Name, der falsch notiert wird. Ein Termin, der doppelt vergeben ist. Eine Rezeptbestellung, die auf einem Zettel liegen bleibt.
Dazu kommen die Gespräche über die Erreichbarkeit selbst. Sie dauern regelmäßig länger als das medizinische Anliegen, das dahintersteht — und sie führt Ihr Team, nicht Sie. Was am Ende öffentlich sichtbar wird, ist die Bewertung, in der nicht die Behandlung steht, sondern dass niemand ans Telefon geht.
Mehr als ein Drittel der Befragten ist beim Versuch der telefonischen Terminbuchung gescheitert.
Quelle: vzbv, Marktcheck Arztterminportale, 2025
Was Ihre Patientinnen und Patienten gerade erleben
Aus Sicht Ihrer Patienten sieht ein überlasteter Montag so aus: immer besetzt, niemand geht ans Telefon, beim dritten Versuch die Warteschleife. Wer absagen wollte, kommt nicht durch – und sorgt sich, den Termin trotzdem in Rechnung gestellt zu bekommen. Manche schließen daraus, die Praxis sei absichtlich nicht erreichbar. Und ein Teil ruft gar nicht erst an, weil ihm Telefonieren schwerfällt.
Nichts davon hat mit der Qualität Ihrer Medizin zu tun. Aber genau das steht später in der Online-Bewertung – und genau diese Gespräche fängt Ihr Team am Tresen auf, jeden Tag.
39 % der Versicherten bewerten die Erreichbarkeit von Praxen außerhalb der Öffnungszeiten als schwierig.
Quelle: GKV-Spitzenverband, Versichertenbefragung 2025
Warum bisherige Versuche oft gescheitert sind
Viele Betriebe haben Telefonassistenten bereits ausprobiert — und wieder abgeschafft. Selten lag es daran, dass die Technik den Anrufer nicht verstanden hätte. Gescheitert ist fast immer, was nach dem Gespräch passiert.
Das Ergebnis kam nicht im System an
Der übliche Weg: Das Gespräch endet in einer E-Mail oder einer Sprachnachricht, und jemand tippt alles von Hand ab. Die Arbeit ist dann nicht verschwunden, sie ist nur umgezogen. Deshalb prüfen wir vor der Einrichtung, welche Schnittstelle Ihr System bietet, und sagen Ihnen vorher, was möglich ist und was nicht.
Die Stimme klang nach Maschine
Starre Menüs und synthetische Ansagen führen dazu, dass Anrufer auflegen oder sich beschweren. Wir stimmen Stimme, Begrüßung und Formulierungen auf Ihre Praxis ab und testen vor dem Start zwei Tage lang mit echten Szenarien — live geht der Assistent erst, wenn Sie zufrieden sind.
Niemand hat das System an den Betrieb angepasst
Viele Systeme am Markt werden einmal eingerichtet und dann sich selbst überlassen. Ändern sich Sprechzeiten oder Abläufe, veraltet die Konfiguration. Bei uns ist das anders: Kleinere Änderungen an Ansagen und Regeln reichen Sie über das Kundendashboard oder per E-Mail ein; umgesetzt sind sie innerhalb von 3 Tagen. Von einem festen Ansprechpartner, nicht von einem Ticketsystem.
Was „für Ihre Praxis gebaut“ konkret heißt
Für Ihre Praxis konfiguriert, nicht von der Stange
Vor dem Start nehmen wir Ihre tatsächlichen Anrufanlässe auf: Terminwunsch, Terminstornierung, Rezeptbestellung, Überweisung, Befundauskunft. Für jeden Anlass legen Sie fest, was der Assistent erledigt und was immer bei Ihrem Team landet. Das Ergebnis ist Ihre Menüführung — nicht ein Standardablauf, an den Sie sich anpassen müssen.
Klingt wie Ihr Empfang, nicht wie ein Automat
Sie wählen die Stimme, formulieren Ihren Begrüßungssatz und legen fest, wie Ihre Praxis am Telefon spricht. Zehn Anrufe können gleichzeitig laufen, ohne dass jemand ein Besetztzeichen hört. Anrufer erfahren im ersten Satz, dass ein KI-System spricht — und können jederzeit zu einem Menschen wechseln.
Die Übergabe klären wir vor der Unterschrift
Jedes Gespräch endet als strukturierter Eintrag: Anliegen, Name, Rückrufnummer, Terminwunsch. Der übliche Weg sieht heute so aus, dass Ihre MFA dieses Ergebnis anschließend ins Praxissystem überträgt. Vor der Einrichtung prüfen wir, welche Schnittstelle Ihr System bietet, und bauen die Übergabe darauf auf. Wo eine Anbindung möglich ist, landet das Anliegen direkt dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Wo sie nicht möglich ist, sagen wir Ihnen das vorher — und nicht nach der Unterschrift.
Ein Kontingent, ein Preis, eine Obergrenze
Jeder Tarif enthält ein festes Minutenkontingent. Über dem Minutenkontingent kostet jede weitere Minute 0,39 €. Nach oben ist jeder Tarif auf seine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt: Basis auf 500 € im Monat, Praxis auf 800 €, MVZ auf 1.400 €. Eine Grippewelle kann Ihre Rechnung also bewegen, aber nicht sprengen. Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert. Abgerechnet wird pro Praxis, nicht pro Behandler.
Und wer tippt das dann bei Ihnen ein?
Der übliche Weg sieht so aus: Der Assistent nimmt den Anruf an, und Ihre MFA überträgt das Ergebnis anschließend von Hand ins Praxissystem. Das ist der Grund, warum viele Praxen solche Systeme nach wenigen Wochen wieder abschalten — die Arbeit ist nicht verschwunden, sie ist nur umgezogen.
Wir prüfen vor der Einrichtung, welche Schnittstelle Ihr System bietet, und bauen die Übergabe darauf auf. Wo eine Anbindung technisch möglich ist, landet das Anliegen direkt dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Wo sie nicht möglich ist, sagen wir Ihnen das vorher — und nicht nach der Unterschrift.
Was nach jedem Anruf im Dashboard steht
- Anliegen
- Name
- Rückrufnummer
- Terminwunsch
Strukturiert, nicht als Audiodatei — Gespräche werden nicht aufgezeichnet.
Was der Assistent übernimmt — und was immer ein Mensch macht
Übernimmt der Assistent
- Terminwünsche aufnehmen und nach Ihren Regeln vergeben oder zur Bestätigung vorlegen
- Terminstornierungen und Verschiebungen entgegennehmen — frei werdende Termine sind sofort sichtbar
- Rezept- und Überweisungswünsche strukturiert erfassen, zur Bearbeitung durch Ihr Team
- Wiederkehrende Fragen beantworten: Sprechzeiten, Anfahrt, Urlaubsvertretung, benötigte Unterlagen
- Rückrufwünsche mit Anliegen und Rückrufnummer auf die Rückrufliste setzen
Geht immer an einen Menschen
- Medizinische Fragen jeder Art — der Assistent gibt keine Auskunft zu Symptomen, Befunden oder Behandlungen
- Notfall-Hinweise: sofortige Weiterleitung an Ihr Team, den Bereitschaftsdienst oder die klare Ansage, den Notruf 112 zu wählen — keine Einschätzung durch das System
- Beschwerden und emotionale Gespräche — hier übernimmt ein Mensch
- Alles, was Sie im Anliegen-Katalog als Chefsache markieren
Was unser Empfang nicht macht
Ein Telefonassistent, der alles verspricht, hat entweder keine Grenzen definiert oder verschweigt sie. Unsere stehen hier.
- Keine medizinische Einschätzung, keine Triage, keine Beratung. Der Assistent beurteilt niemals, wie dringend ein gesundheitliches Anliegen ist – zu keinem Zeitpunkt, in keiner Konfiguration.
- Kein Ersatz für Ihr Team. Der Assistent nimmt Anrufe an, die sonst verloren gingen – die Entscheidungen über Termine, Rückmeldungen und Ausnahmen bleiben bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
- Notfälle werden erkannt und sofort weitergeleitet – an Ihr Team, den Bereitschaftsdienst oder mit der klaren Ansage, den Notruf 112 zu wählen. Eine Bewertung des Notfalls findet nicht statt.
- Beschwerden, emotionale Gespräche und alles, was Sie im Anliegen-Katalog als Chefsache markieren, landen immer bei einem Menschen.
- Eine Standardanbindung, die auf jedes Praxisverwaltungssystem sofort passt, gibt es nicht — deshalb prüfen wir Ihr konkretes System vor dem Angebot: ob es eine geeignete Schnittstelle gibt, ob wir dafür Zugang oder eine Freigabe bekommen, welche Vorgänge sie zulässt und ob Dritte dafür Gebühren verlangen. Wo das trägt, übergeben wir Termine und Ergebnisse direkt in Ihr System. Wo es nicht trägt, steht das Ergebnis strukturiert im Cogniiq-Dashboard und wir legen den Übergabeweg vorher gemeinsam fest. Das Ergebnis der Prüfung steht im Angebot, mit allen dafür bekannten Kosten für den vereinbarten Umfang — auch die einer Schnittstelle, die Dritte berechnen.
- Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Wenn Sie später den genauen Wortlaut eines Anrufs brauchen, gibt es ihn nicht – Sie haben das strukturierte Ergebnis, nicht die Aufnahme.
- Der Assistent übernimmt nicht alle Anrufe. Realistisch ist Entlastung zu Stoßzeiten und außerhalb der Öffnungszeiten – nicht die vollständige Übernahme Ihrer Telefonie.
Was sich für Ihr Team am ersten Tag ändert
Das Telefon klingelt nicht mehr in dem Moment, in dem eine Patientin am Tresen steht. Wiederkehrende Anliegen — Terminwunsch, Stornierung, Rezeptbestellung — kommen als strukturierte Einträge an, nicht als Klingeln zwischen zwei Handgriffen. Ihr Team entscheidet weiterhin über jeden Termin und jede Rückmeldung; es wird nur seltener dabei unterbrochen.
- Weniger Unterbrechungen zu Stoßzeiten — der Tresen hat Vorrang
- Zehn Anrufe gleichzeitig: niemand hört mehr ein Besetztzeichen, auch am Montagmorgen nicht
- Jeder Anruf kommt strukturiert an: Anliegen, Name, Rückrufnummer, Terminwunsch — statt Notizzettel
- Rückrufliste statt Daueralarm: abarbeiten, wenn es in den Ablauf passt
- Ihr Team behält die Kontrolle — jede Regel und jede Ansage lässt sich ändern
- Kleinere Änderungen an Ansagen und Regeln reichen Sie über das Kundendashboard oder per E-Mail ein; umgesetzt sind sie innerhalb von 3 Tagen
Einrichtung Ihres Empfangs
Die Einrichtung ist kein Gebührenposten, sondern ein Projekt mit acht Schritten. Sie zahlen die Hälfte bei Vertragsabschluss und die zweite Hälfte nach dem Go-live.
- 1
Erstgespräch
Persönlich oder im Videocall. Wir gehen Ihre Praxissituation durch und zeigen an konkreten Beispielen, was der Empfang kann.
- 2
Angebot
Sie erhalten ein individuell erstelltes Angebot per E-Mail.
- 3
Unterschrift
Online per E-Signatur, ohne App und ohne Zusatzsoftware. Am Handy mit dem Finger, am Rechner mit der Maus.
- 4
Rechnung und Zugang
Nach Zahlungseingang erhalten Sie Zugang zum geschützten Kundendashboard: alle Daten, der Vertrag, der Leistungsumfang und die Kündigung mit einem Klick.
- 5
Ihre Vorgaben
Ein geführter Ablauf im Dashboard: Stimme, Begrüßungssatz, Anliegen, Regeln, Weiterleitungen. Ihre Angaben gehen direkt an uns — sobald sie vollständig vorliegen und die erste Hälfte eingegangen ist, beginnt die Zwei-Wochen-Frist.
- 6
Aufbau
Ihr Assistent wird auf Basis dieser Angaben gebaut. Nicht ausgewählt, nicht aus einer Vorlage kopiert.
- 7
Übergabe zur Freigabe· spätestens zwei Wochen nach dem Start
Spätestens zwei Wochen nach dem Start ist Ihr KI-Empfang vollständig eingerichtet und bereit für Ihre Freigabe. Halten wir diesen Termin nicht ein, entfällt die zweite Hälfte der Einrichtungsgebühr. Der Start ist der Tag, an dem die erste Hälfte der Einrichtungsgebühr eingegangen ist und uns alle für die Einrichtung erforderlichen Angaben vollständig vorliegen.
- 8
Testphase und Go-live· 2 Tage Test
Nach der Übergabe testen Sie den Empfang in Ruhe. Live geschaltet wird erst nach Ihrer Freigabe. Zwei Tage davon gehen wir gemeinsam mit Ihnen durch. Wie lange Sie prüfen, entscheiden Sie. Ihre Prüfzeit zählt weder als Verzögerung auf unserer Seite noch als Versäumnis auf Ihrer.
Die Zwei-Wochen-Garantie
Spätestens zwei Wochen nach dem Start ist Ihr KI-Empfang vollständig eingerichtet und bereit für Ihre Freigabe. Halten wir diesen Termin nicht ein, entfällt die zweite Hälfte der Einrichtungsgebühr.
- Die Einrichtungsgebühr zahlen Sie zur Hälfte bei Vertragsabschluss, zur zweiten Hälfte nach dem Go-live.
- Der Start ist der Tag, an dem die erste Hälfte der Einrichtungsgebühr eingegangen ist und uns alle für die Einrichtung erforderlichen Angaben vollständig vorliegen.
- Nach der Übergabe testen Sie den Empfang in Ruhe. Live geschaltet wird erst nach Ihrer Freigabe.
- Wie lange Sie prüfen, entscheiden Sie. Ihre Prüfzeit zählt weder als Verzögerung auf unserer Seite noch als Versäumnis auf Ihrer.
- Sie müssen dafür nichts geltend machen und keine Nachfrist setzen: Wir stellen die zweite Hälfte dann einfach nicht in Rechnung.
- Entsteht nach dem Start eine neue Abhängigkeit auf Ihrer Seite — geänderte Anforderungen, zusätzlicher Umfang, ein neu benötigter Zugang oder eine offene Entscheidung —, pausiert die Frist so lange und läuft danach weiter. Alles Übrige liegt bei uns, auch die Dienstleister, mit denen wir arbeiten.
Nach dem Go-live hört die Arbeit nicht auf
Ansagen und Regeln ändern sich: nach dem Urlaub, nach einer neuen Sprechzeit, nach der ersten Woche im Betrieb. Genau dann entscheidet sich, ob ein solches System im Alltag bleibt oder wieder abgeschaltet wird.
Kleinere Änderungen an Ansagen und Regeln reichen Sie über das Kundendashboard oder per E-Mail ein; umgesetzt sind sie innerhalb von 3 Tagen.
Zugesagt, nicht in Aussicht gestellt. Umgesetzt werden die Änderungen von Lazar Popovic persönlich, erreichbar täglich von 6 bis 20 Uhr — nicht von einem Ticketsystem und nicht von wechselnden Ansprechpartnern.
Wer sich kümmert, wenn Sie etwas ändern wollen
Sie sprechen mit einer Person, nicht mit einem Ticketsystem und nicht mit einem wechselnden Support-Team.
Lazar Popovic
Gründer und Leiter
- Erreichbar
- täglich 6–20 Uhr
- Antwort
- spätestens innerhalb von 24 Stunden
- Änderungen an Ansagen und Regeln
- eingereicht über das Kundendashboard oder per E-Mail, umgesetzt innerhalb von 3 Tagen
52 % der Praxen nennen unzureichenden Kundensupport als Grund, ihr System zu wechseln. Deshalb steht hier eine Frist und kein Versprechen.
Quelle: Zi, PVS-Monitoring, 2026
Zuerst die Obergrenze, dann der Preis
Jeder Tarif enthält ein festes Minutenkontingent. Über dem Minutenkontingent kostet jede weitere Minute 0,39 €. Nach oben ist jeder Tarif auf seine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt: Basis auf 500 € im Monat, Praxis auf 800 €, MVZ auf 1.400 €. Mehr zahlen Sie in diesem Monat nicht — eine Grippewelle kann Ihre Rechnung also bewegen, aber nicht sprengen.
Und Sie bleiben nicht im falschen Tarif sitzen: Liegt Ihr Aufkommen dauerhaft höher, ordnen wir Sie dem Tarif zu, der für Ihren Bedarf am günstigsten ist und nicht dauerhaft an seiner Obergrenze läuft. Wer Monat für Monat den Zuschlag zahlt, zahlt zu viel — dann gehört er in den nächsten Tarif.
Abgerechnet wird pro Praxis, nicht pro Behandler. Ob bei Ihnen zwei oder sieben Personen behandeln, ändert am Monatsbetrag nichts.
Basis
300 €
im Monat
- Kontingent
- 500 Min.
- entspricht
- ca. 250 Anrufe
- Obergrenze
- 500 €
- Einrichtung
- 1.490 €
Praxis
500 €
im Monat
- Kontingent
- 1.000 Min.
- entspricht
- ca. 500 Anrufe
- Obergrenze
- 800 €
- Einrichtung
- 2.490 €
MVZ
800 €
im Monat
- Kontingent
- 2.000 Min.
- entspricht
- ca. 1.000 Anrufe
- Obergrenze
- 1.400 €
- Einrichtung
- 3.490 €
Für Verbünde und Mehrstandort-MVZ: Kontingent nach Bedarf, ab 5.000 € im Monat.
Zum Vergleich, ohne daraus eine Ersparnis abzuleiten: Das Tarifgehalt für Medizinische Fachangestellte beginnt 2026 bei 2.939,59 € monatlich, zuzüglich Arbeitgeberkosten.
Quelle: Gehaltstarifvertrag MFA (Virchowbund), 2026
Was spart eine Praxis durch einen KI Telefonassistenten?
Stellen Sie die Regler auf Ihre Praxis ein. Der Rechner trennt bewusst zwei Dinge, die oft in einer Zahl verschwinden: wie viele Anrufe überhaupt angenommen werden — und wie viel Bearbeitungszeit dabei tatsächlich eingespart wird. Das ist nicht dasselbe.
Der Rechner startet bewusst mit einem zurückhaltenden Automatisierungsgrad und zieht unsere eigenen Kosten ab — Monatspreis und Einrichtung. Stellen Sie den Grad auf den Wert ein, den Sie für Ihre Praxis für realistisch halten; der Rechenweg bleibt vollständig nachvollziehbar.
Ihre Zahlen
Alle Startwerte sind frei gewählte Beispiele, keine Branchenstatistik.
Alle eingehenden Anrufe, auch die, die niemand annimmt.
Besetzt, niemand am Tresen frei, außerhalb der Telefonzeiten.
Gespräch plus Nacharbeit: notieren, eintragen, weiterleiten.
Vorschlagswert abgeleitet aus dem MFA-Tarifgehalt 2026 (ab 2.939,59 € brutto im Monat) bei angenommenen 38,5 Wochenstunden — ohne Arbeitgeberkosten. Passen Sie den Wert an Ihre Praxis an.Quelle: Gehaltstarifvertrag MFA (Virchowbund), 2026
Anteil der Anrufe, den der Assistent vollständig übernimmt. Stellen Sie den Wert auf Ihre Praxis ein.
Der wirtschaftliche Nutzen liegt meist nicht in der eingesparten Zeit, sondern in den Anrufen, die heute gar nicht ankommen. Was ein gewonnener Termin für Ihre Praxis wert ist, wissen nur Sie — deshalb rechnen wir diesen Teil nicht ohne Ihre Angabe.
Solange dieses Feld leer bleibt, bleibt dieser Teil der Rechnung leer. Wir setzen hier keinen typischen Wert ein.
1 · Angenommene Anrufe
104 Anrufe im Monat, die heute niemanden erreichen, werden angenommen.
Bewusst ohne Eurobetrag: Was ein einzelner Anruf wert ist, weiß Ihre Praxis besser als wir. Tragen Sie unten einen Wert ein, wenn Sie diesen Teil rechnen möchten.
2 · Eingesparte Bearbeitungszeit
4 Stunden
im Monat
3 · Was Cogniiq kostet
Bleibt im ersten Jahr
-648 € / Monat
Bei diesen Angaben trägt sich der Empfang rechnerisch nicht. Das ist ein ehrliches Ergebnis und ein guter Grund, das Erstgespräch kurz zu halten.
Rechnung mit Ihren Angaben — keine Zusage.
Rechenweg im Einzelnen
Anrufe im Monat: 120 × 4.33 Wochen = 520.
Telefonzeit heute: 416 angenommene Anrufe × 3 Min. = 1.247 Min. im Monat.
Eingesparte Zeit: 20 % davon = 4 Stunden. Mal 18 €/h ergibt 75 €.
Tarifwahl: 520 Anrufe × 2 Min. = 1.039 Min. Bedarf. Gewählt wird der günstigste Tarif, der bei diesem Bedarf nicht dauerhaft an seiner Obergrenze läuft: Praxis mit 1.000 Min. Darüber 39 Min. zu 0,39 €, gedeckelt auf 800 €.
Kosten: 515 € monatlich plus 2.490 € Einrichtung, auf zwölf Monate verteilt = 723 € im Monat.
Woher der Automatisierungsgrad kommt: Voreingestellt sind 20 % — der Anteil der Anrufe, den der Assistent nach Angabe von Cogniiq vollständig übernimmt. Der Regler ist bewusst frei: Wie hoch der Anteil in Ihrer Praxis ausfällt, hängt von Ihrem Anliegen-Katalog ab. Stellen Sie ihn auf den Wert ein, den Sie für realistisch halten.
Was nicht eingerechnet ist: Der Wert der zusätzlich angenommenen Anrufe. Was ein gewonnener Termin oder eine rechtzeitige Absage wert ist, hängt von Ihrer Praxis ab — wir setzen dafür keine Zahl ein.
Der Wert steigt, wo eine Anbindung an Ihr Praxisverwaltungssystem möglich ist: Dann entfällt auch das Übertragen von Hand. Was für Ihr System geht, prüfen wir vor dem Angebot.
Wie Sie wieder herauskommen
- Laufzeit
- Die Laufzeit beträgt 12 Monate; wer monatlich kündbar bleiben möchte, zahlt 20 % Aufschlag.
- Kündigung
- Gekündigt wird mit einem Klick im Kundendashboard, zum Laufzeitende. Kein Anruf, keine E-Mail, keine Fristfalle.
- Preisgarantie
- Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert.
- Testphase
- 2 Tage, nach Vertragsabschluss und Zahlung der ersten Hälfte. Live geschaltet wird erst nach Ihrer Freigabe
Die Testphase ist kein kostenloser Test. Sie ist der Punkt, an dem Sie ein Vetorecht haben: Ohne Ihre Freigabe geht der Empfang nicht live. Die Zwei-Wochen-Frist deckt unsere Arbeit bis zur Übergabe an Sie ab — was danach geschieht, bestimmen Sie. Wie lange Sie prüfen, entscheiden Sie. Ihre Prüfzeit zählt weder als Verzögerung auf unserer Seite noch als Versäumnis auf Ihrer.
Wann wir nicht die richtige Lösung sind
Ein Erstgespräch lohnt sich nicht für jeden Betrieb. In diesen Konstellationen raten wir ab:
- Sie brauchen die Zusage, dass Termine automatisch in Ihrem Praxisverwaltungssystem stehen, schon bevor Ihr System geprüft ist. Ob das geht, hängt an Ihrer Software: Wir prüfen vor dem Angebot, ob eine geeignete Schnittstelle existiert, ob wir Zugang erhalten und was sie zulässt. Fällt die Prüfung negativ aus, sagen wir das vor der Unterschrift — eine Zusage vorab bekommen Sie von uns nicht.
- Sie erwarten, dass die Telefonie vollständig ohne Ihr Team läuft. Der Assistent entlastet – er ersetzt keine Anmeldung und keine fachliche Entscheidung.
- Ihr Anrufaufkommen ist sehr gering und Ihr Team gut erreichbar. Dann löst der Assistent kein Problem, das Sie haben – und ein System ohne Problem ist nur ein Kostenpunkt.
- Sie möchten, dass Anrufer nicht erfahren, dass ein KI-System spricht. Diese Transparenz ist für uns nicht verhandelbar – rechtlich wie inhaltlich.
Was Ihr Datenschutzbeauftragter wissen will
- Gespräche werden nicht aufgezeichnet — gespeichert wird ausschließlich das strukturierte Ergebnis: Anliegen, Name, Rückrufnummer, Terminwunsch.
- Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
- Der Assistent gibt sich zu Beginn jedes Anrufs als KI-System zu erkennen (Art. 50 KI-Verordnung). Ihre Patientinnen und Patienten wissen von der ersten Sekunde an, mit wem sie sprechen — abschalten lässt sich das nicht.
- Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir jedem Kunden bereit
- Cogniiq und alle Mitarbeitenden werden vertraglich auf das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB verpflichtet
- Ob Ihre Praxis eine Datenschutz-Folgenabschätzung benötigt, entscheidet Ihr Datenschutzbeauftragter — wir liefern die Unterlagen zu, statt die Frage für Sie zu beantworten
Häufige Fragen
Kommen meine Patientinnen und Patienten mit einer Computerstimme klar?
Nicht alle sofort — das nehmen wir ernst. Sie wählen die Stimme, formulieren Ihren Begrüßungssatz und legen fest, wie Ihre Praxis am Telefon spricht. Anrufer erfahren im ersten Satz, dass ein KI-System spricht, und können jederzeit zu einem Menschen wechseln. Die ersten Wochen begleiten wir aktiv und ändern, was nicht ankommt.
Landet der Termin automatisch in meiner Praxissoftware?
Das entscheidet Ihre Praxissoftware, nicht wir — und wir sagen es Ihnen vor der Unterschrift, nicht danach. Eine Standardanbindung, die auf jedes Praxisverwaltungssystem sofort passt, gibt es nicht — deshalb prüfen wir Ihr konkretes System vor dem Angebot: ob es eine geeignete Schnittstelle gibt, ob wir dafür Zugang oder eine Freigabe bekommen, welche Vorgänge sie zulässt und ob Dritte dafür Gebühren verlangen. Wo das trägt, übergeben wir Termine und Ergebnisse direkt in Ihr System. Wo es nicht trägt, steht das Ergebnis strukturiert im Cogniiq-Dashboard und wir legen den Übergabeweg vorher gemeinsam fest.
Beurteilt der Assistent, wie dringend ein Anliegen ist?
Nein, unter keinen Umständen. Er gibt keine medizinische Einschätzung ab und stellt keine Triage. Hinweise auf einen Notfall führen sofort zu einem Menschen, zum Bereitschaftsdienst oder zur Ansage, den Notruf 112 zu wählen.
Was passiert, wenn der Empfang nicht in zwei Wochen übergeben ist?
Spätestens zwei Wochen nach dem Start ist Ihr KI-Empfang vollständig eingerichtet und bereit für Ihre Freigabe. Halten wir diesen Termin nicht ein, entfällt die zweite Hälfte der Einrichtungsgebühr. Der Start ist der Tag, an dem die erste Hälfte der Einrichtungsgebühr eingegangen ist und uns alle für die Einrichtung erforderlichen Angaben vollständig vorliegen. Sie müssen dafür nichts geltend machen und keine Nachfrist setzen: Wir stellen die zweite Hälfte dann einfach nicht in Rechnung. Die Einrichtungsgebühr zahlen Sie zur Hälfte bei Vertragsabschluss, zur zweiten Hälfte nach dem Go-live.
Kann die Rechnung teurer werden als geplant?
Nur begrenzt. Über dem Minutenkontingent kostet jede weitere Minute 0,39 €. Nach oben ist jeder Tarif auf seine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt: Basis auf 500 € im Monat, Praxis auf 800 €, MVZ auf 1.400 €. Liegt Ihr Aufkommen dauerhaft höher, ordnen wir Sie dem Tarif zu, der für Ihren Bedarf am günstigsten ist und nicht dauerhaft an seiner Obergrenze läuft — Sie zahlen den Zuschlag also nicht Monat für Monat. Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert. Abgerechnet wird pro Praxis, nicht pro Behandler.
Wie komme ich wieder aus dem Vertrag heraus?
Gekündigt wird mit einem Klick im Kundendashboard, zum Laufzeitende. Kein Anruf, keine E-Mail, keine Fristfalle. Die Laufzeit beträgt 12 Monate; wer monatlich kündbar bleiben möchte, zahlt 20 % Aufschlag.
Werden Gespräche aufgezeichnet?
Nein. Gespräche werden nicht aufgezeichnet — gespeichert wird ausschließlich das strukturierte Ergebnis: Anliegen, Name, Rückrufnummer, Terminwunsch. Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Das bedeutet auch: Wenn Sie später den genauen Wortlaut eines Anrufs brauchen, gibt es ihn nicht.
Gehen wir Ihre Anrufe gemeinsam durch.
Im Erstgespräch gehen wir Ihre typischen Anrufe durch und skizzieren, wie Ihr Empfang am Telefon aussehen könnte. Danach entscheiden Sie in Ruhe — ohne Verpflichtung.
Unverbindliches Erstgespräch vereinbarenKein Verkaufsgespräch, keine Präsentation.