Was kostet ein KI Telefonassistent?
Bevor ein Betrag fällt, die Antwort auf die Frage, die dahintersteht: Nein, die Rechnung kann nicht aus dem Ruder laufen. Wie weit sie überhaupt steigen kann, steht im nächsten Absatz — und zwar vollständig, nicht in einer Fußnote.
Zuerst die Obergrenze, dann der Preis
Jeder Tarif enthält ein festes Minutenkontingent. Über dem Minutenkontingent kostet jede weitere Minute 0,39 €. Nach oben ist jeder Tarif auf seine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt: Basis auf 500 € im Monat, Praxis auf 800 €, MVZ auf 1.400 €. Eine Grippewelle kann Ihre Telefonierechnung also bewegen, aber nicht sprengen.
Gedeckelt ist damit der Telefoniepreis — Grundpreis plus Mehrverbrauch. Zusatzsprachen, der Aufschlag für monatliche Kündbarkeit sowie individuell vereinbarte Integrations- oder Drittanbieterkosten weisen wir separat aus, soweit sie anfallen; ob sie in die Obergrenze fallen, legt Ihr Angebot fest. Die Telefonie-Obergrenze allein ist deshalb noch nicht Ihre Endsumme.
Für Grundpreis und Mehrverbrauch kostet es nie mehr als die ausgewiesene Obergrenze.
- Tarif BasisTelefonie höchstens 500 € im Monat
- Tarif PraxisTelefonie höchstens 800 € im Monat
- Tarif MVZTelefonie höchstens 1.400 € im Monat
Und Sie bleiben nicht im falschen Tarif sitzen: Liegt Ihr Aufkommen dauerhaft höher, ordnen wir Sie dem Tarif zu, der für Ihren Bedarf am günstigsten ist und nicht dauerhaft an seiner Obergrenze läuft. Wer Monat für Monat den Zuschlag zahlt, zahlt zu viel — dann gehört er in den nächsten Tarif.
Welcher Tarif passt zu wie vielen Anrufen?
Praxen denken nicht in Minuten, deshalb steht neben jedem Kontingent, wie vielen Anrufen es ungefähr entspricht. Ein Anruf dauert in dieser Rechnung rund zwei Minuten.
Basis
300 €
im Monat
- Kontingent
- 500 Min.
- entspricht
- ca. 250 Anrufe
- Obergrenze
- 500 €
- Einrichtung
- 1.490 €
Praxis
500 €
im Monat
- Kontingent
- 1.000 Min.
- entspricht
- ca. 500 Anrufe
- Obergrenze
- 800 €
- Einrichtung
- 2.490 €
MVZ
800 €
im Monat
- Kontingent
- 2.000 Min.
- entspricht
- ca. 1.000 Anrufe
- Obergrenze
- 1.400 €
- Einrichtung
- 3.490 €
Für Verbünde und Mehrstandort-MVZ: Kontingent nach Bedarf, ab 5.000 € im Monat.
Nicht pro Behandler
Abgerechnet wird pro Praxis, nicht pro Behandler. Ob bei Ihnen zwei oder sieben Personen behandeln, ändert am Monatsbetrag nichts.
Zum Vergleich, ohne daraus eine Ersparnis abzuleiten: Das Tarifgehalt für Medizinische Fachangestellte beginnt 2026 bei 2.939,59 € monatlich, zuzüglich Arbeitgeberkosten.
Quelle: Gehaltstarifvertrag MFA (Virchowbund), 2026
Was kostet das bei Ihrem Anrufaufkommen?
Tragen Sie Ihr Anrufaufkommen ein. Der Rechner nennt den passenden Tarif, den Monatsbetrag und die einmalige Einrichtung — sofort, ohne E-Mail und ohne Verkaufsgespräch.
Danach können Sie weiterrechnen, ob sich das für Ihren Betrieb trägt. Für die wirtschaftlichen Felder setzen wir bewusst keine Werte ein: Stundenkosten, Routineanteil und verpasste Anrufe kennen nur Sie. Solange etwas fehlt, nennt der Rechner das Zeitpotenzial und sagt, was noch fehlt — er rechnet kein Ergebnis aus einem halben Modell.
Was vor der technischen Prüfung nicht feststeht, etwa die Anbindung an Ihr System, steht als offene Position in der Liste. Nicht als Null.
Ihr Anrufaufkommen
Startwerte sind frei gewählte Beispiele, keine Branchenstatistik. Tragen Sie ein, was auf Ihren Betrieb zutrifft.
Was das bei Ihnen kostet
Sofort, ohne E-Mail. Keine Kostenposition wird still weggelassen: Was noch nicht feststeht, steht als offen in der Liste — nicht als Null.
Anrufe × durchschnittliche Gesprächsdauer
Jede Minute über dem Kontingent: 0,39 €
Telefonie-Obergrenze dieses Tarifs: 500 €. Mehr als das kosten Grundpreis und Mehrverbrauch in keinem Monat — Zusatzsprachen und Anbindung stehen als eigene Positionen darunter.
Zur Hälfte bei Vertragsabschluss, zur Hälfte nach dem Go-live.
Wird vor Vertragsabschluss nach der technischen Prüfung ausgewiesen — einschließlich Gebühren, die Dritte für eine Schnittstelle verlangen. Wir setzen diese Position hier bewusst nicht auf null.
Die Laufzeit beträgt 12 Monate; wer monatlich kündbar bleiben möchte, zahlt 20 % Aufschlag. Wie sich dieser Aufschlag im Einzelnen bemisst, steht in Ihrem Angebot; diese Rechnung bildet ihn deshalb nicht ab, statt ihn zu raten. Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert.
Und was bringt es Ihnen?
Zwei Schritte, dann steht die vollständige Rechnung. Sie läuft ausschließlich mit Ihren Angaben — wir setzen weder einen Stundensatz noch einen Routineanteil, weder Personalkosten noch eine Abschlussquote oder einen Deckungsbeitrag für Sie ein. Felder, die Sie nicht wissen, lassen Sie leer; dann rechnen wir diesen Teil nicht.
Was passiert bei Ihnen mit der Besetzung?
Davon hängt ab, was wirtschaftlich überhaupt zählt. Beide Wege sind legitim; welcher zutrifft, wissen nur Sie. Wir rechnen immer nur einen von beiden — freigesetzte Zeit und wegfallende Personalkosten bewerten dieselbe Arbeitskapazität und dürfen nicht addiert werden.
Bruttolohn plus Arbeitgeberkosten der Person, die sonst ans Telefon geht.
Ihre Einschätzung Ihres Anrufmix — nicht unsere Erfolgsquote. Diese Routineabläufe wickelt der Cogniiq-Telefonassistent vollständig ab: annehmen, sprechen, buchen, verschieben, absagen, abschließen. Ausnahmen und bewusst menschlich gehaltene Fälle werden nach Ihren Regeln eskaliert.
Anrufe, die Sie heute nicht erreichen
Für viele Betriebe ist das der größere Posten — und deshalb steht er hier und nicht hinter einem Ausklapper. Wir nehmen ausdrücklich nicht an, dass jeder verpasste Anruf ein verlorener Auftrag war: Sie geben an, wie viel davon realistisch übrig bleibt.
Ihre Schätzung. Wir setzen hier keine Verpasstquote ein. Tragen Sie 0 ein, wenn Sie keine verpassen — das ist eine vollständige Angabe, kein leeres Feld.
Wirtschaftlichkeit noch nicht vollständig berechnet
Ihre bisherige Rechnung berücksichtigt noch nicht alle wirtschaftlichen Effekte. Ergänzen Sie die unten genannten Angaben, damit wir den vollständigen Vergleich berechnen können. Bis dahin zeigen wir kein Gesamtergebnis — weder ein gutes noch ein schlechtes.
Es fehlen noch 3 Angaben: Vollkosten einer Arbeitsstunde, Anteil Ihrer Routineabläufe, heute nicht bearbeitete relevante Anrufe.
Was diese Rechnung bewusst nicht enthält
- Wachstum und Saison. Gerechnet wird ein Durchschnittsmonat. Wer im Sommer das Dreifache telefoniert, verschiebt Tarif und Nutzen — beides.
- Mehrere Standorte. Abgerechnet wird je Betrieb. Für mehrere Standorte rechnen wir im Erstgespräch, statt hier zu multiplizieren.
- Ein alternatives Personalszenario. Was eine zusätzliche Kraft am Empfang kosten würde, hängt an Ihrem Arbeitsmarkt. Diesen Vergleich stellen wir nicht an Ihrer Stelle an.
- Nacharbeit nach dem Gespräch. Die Telefonzeit oben ist die Gesprächszeit. Notieren, Eintragen und Weiterleiten kommen in vielen Betrieben dazu — bei konfigurierten Routineabläufen entfallen sie, hier sind sie trotzdem nicht eingerechnet.
- Kosten einer Systemanbindung. Einschließlich der Gebühren, die Dritte für eine Schnittstelle verlangen. Sie stehen erst nach der technischen Prüfung fest und erscheinen deshalb als offene Position, nicht als null.
Keine Erfolgsprognose. Die Berechnung basiert auf Ihren Angaben und zeigt ein Szenario. Sie enthält keine Zusage über Einsparungen, Abschlüsse oder eine Übernahmequote. Bei eingerichteter und verifizierter Systemanbindung gilt für alle Abläufe, die in Ihr System schreiben.
Alle Zahlen werden in Ihrem Browser gerechnet. Ihre Eingaben werden nicht gespeichert, nicht übertragen und nicht an Analysedienste gemeldet.
Der Wert steigt, wo eine Anbindung an Ihr Praxisverwaltungssystem möglich ist: Dann entfällt auch das Übertragen von Hand. Was für Ihr System geht, prüfen wir vor dem Angebot.
Wofür zahlen Sie die Einrichtung?
Die Einrichtung ist kein Gebührenposten, sondern ein Projekt mit acht Schritten. Sie zahlen die Hälfte bei Vertragsabschluss und die zweite Hälfte nach dem Go-live.
- 1
Erstgespräch
Persönlich oder im Videocall. Wir gehen Ihre Praxissituation durch und zeigen an konkreten Beispielen, was der Empfang kann.
- 2
Angebot
Sie erhalten ein individuell erstelltes Angebot per E-Mail.
- 3
Unterschrift
Online per E-Signatur, ohne App und ohne Zusatzsoftware. Am Handy mit dem Finger, am Rechner mit der Maus.
- 4
Rechnung und Zugang
Nach Zahlungseingang erhalten Sie Zugang zum geschützten Kundendashboard: alle Daten, der Vertrag, der Leistungsumfang und die Kündigung mit einem Klick.
- 5
Ihre Vorgaben
Ein geführter Ablauf im Dashboard: Stimme, Begrüßungssatz, Anliegen, Regeln, Weiterleitungen. Ihre Angaben gehen direkt an uns — sobald sie vollständig vorliegen und die erste Hälfte eingegangen ist, beginnt die Zwei-Wochen-Frist.
- 6
Aufbau
Ihr Assistent wird auf Basis dieser Angaben gebaut. Nicht ausgewählt, nicht aus einer Vorlage kopiert.
- 7
Übergabe zur Freigabe· spätestens zwei Wochen nach dem Start
Spätestens zwei Wochen nach dem Start ist Ihr KI-Empfang vollständig eingerichtet und bereit für Ihre Freigabe. Halten wir diesen Termin nicht ein, entfällt die zweite Hälfte der Einrichtungsgebühr. Der Start ist der Tag, an dem die erste Hälfte der Einrichtungsgebühr eingegangen ist und uns alle für die Einrichtung erforderlichen Angaben vollständig vorliegen.
- 8
Testphase und Go-live· 2 Tage Test
Nach der Übergabe testen Sie den Empfang in Ruhe. Live geschaltet wird erst nach Ihrer Freigabe. Zwei Tage davon gehen wir gemeinsam mit Ihnen durch. Wie lange Sie prüfen, entscheiden Sie. Ihre Prüfzeit zählt weder als Verzögerung auf unserer Seite noch als Versäumnis auf Ihrer.
Die Zwei-Wochen-Garantie
Spätestens zwei Wochen nach dem Start ist Ihr KI-Empfang vollständig eingerichtet und bereit für Ihre Freigabe. Halten wir diesen Termin nicht ein, entfällt die zweite Hälfte der Einrichtungsgebühr.
- Die Einrichtungsgebühr zahlen Sie zur Hälfte bei Vertragsabschluss, zur zweiten Hälfte nach dem Go-live.
- Der Start ist der Tag, an dem die erste Hälfte der Einrichtungsgebühr eingegangen ist und uns alle für die Einrichtung erforderlichen Angaben vollständig vorliegen.
- Nach der Übergabe testen Sie den Empfang in Ruhe. Live geschaltet wird erst nach Ihrer Freigabe.
- Wie lange Sie prüfen, entscheiden Sie. Ihre Prüfzeit zählt weder als Verzögerung auf unserer Seite noch als Versäumnis auf Ihrer.
- Sie müssen dafür nichts geltend machen und keine Nachfrist setzen: Wir stellen die zweite Hälfte dann einfach nicht in Rechnung.
- Entsteht nach dem Start eine neue Abhängigkeit auf Ihrer Seite — geänderte Anforderungen, zusätzlicher Umfang, ein neu benötigter Zugang oder eine offene Entscheidung —, pausiert die Frist so lange und läuft danach weiter. Alles Übrige liegt bei uns, auch die Dienstleister, mit denen wir arbeiten.
Nach dem Go-live hört die Arbeit nicht auf
Ansagen und Regeln ändern sich: nach dem Urlaub, nach einer neuen Sprechzeit, nach der ersten Woche im Betrieb. Genau dann entscheidet sich, ob ein solches System im Alltag bleibt oder wieder abgeschaltet wird.
Kleinere Änderungen an Ansagen und Regeln reichen Sie über das Kundendashboard oder per E-Mail ein; umgesetzt sind sie innerhalb von 3 Tagen.
Zugesagt, nicht in Aussicht gestellt. Umgesetzt werden die Änderungen von Lazar Popovic persönlich, erreichbar täglich von 6 bis 20 Uhr — nicht von einem Ticketsystem und nicht von wechselnden Ansprechpartnern.
Können Sie den Empfang vorher testen?
Ja, zwei Tage lang — und wir sagen dazu, wann diese zwei Tage liegen: nach Vertragsabschluss und nach Zahlung der ersten Hälfte der Einrichtung. Es ist kein kostenloser Test, und wir wollen es auch nicht so nennen.
Die Testphase ist kein kostenloser Test. Sie ist der Punkt, an dem Sie ein Vetorecht haben: Ohne Ihre Freigabe geht der Empfang nicht live. Die Zwei-Wochen-Frist deckt unsere Arbeit bis zur Übergabe an Sie ab — was danach geschieht, bestimmen Sie. Wie lange Sie prüfen, entscheiden Sie. Ihre Prüfzeit zählt weder als Verzögerung auf unserer Seite noch als Versäumnis auf Ihrer.
Was kostet ein AI Rezeptionist im Vergleich?
AI Rezeptionist, KI Telefonassistent, digitale Rezeption, Telefonannahme mit KI — gemeint ist überall dasselbe Produkt, und die Preisfrage stellt sich für alle diese Begriffe gleich.
Der Assistent führt die Abläufe, die Sie freigeben, im Gespräch zu Ende: Er bucht Termine, verschiebt sie, nimmt Absagen entgegen und beantwortet Ihre konfigurierten Fragen — ohne dass danach jemand die Anfrage noch einmal anfassen muss. Ein Routineanruf wird damit nicht zu einer Aufgabe, die danach noch jemand erledigen muss. An einen Menschen gehen die Fälle, die dorthin gehören: Notfälle, Beschwerden und sensible Anliegen, fachliche Entscheidungen, alles außerhalb der freigegebenen Abläufe und alles, was Sie bewusst menschlich halten wollen.
Wo ein Ablauf direkt in Ihr System schreibt — Kalender, Buchungssystem, CRM oder Branchensoftware —, richten wir diese Anbindung für Ihr System ein und verifizieren sie vor dem Go-live. Eine Standardanbindung, die auf jede Software sofort passt, gibt es nicht: Wir prüfen Ihre vor dem Angebot und schreiben das Ergebnis hinein. Trägt sie einen Ablauf nicht, greift der Weg, den wir vorher gemeinsam festgelegt haben.
Worin sich Angebote tatsächlich unterscheiden, ist die Abrechnungsform. Verbreitet ist die Abrechnung pro Anruf oder pro Minute ohne Obergrenze — planbar ist das nicht, weil ausgerechnet der Monat teuer wird, in dem besonders viel los ist. Unser Modell setzt deshalb an derselben Stelle an: ein Kontingent, ein fester Betrag, eine benannte Obergrenze.
Was kostet eine weitere Sprache?
Deutsch ist enthalten und kostet nichts extra. Eine weitere Sprache kostet 79 € im Monat. Ab zwei zusätzlichen Sprachen gilt ein Paketpreis, dessen genaue Staffelung wir Ihnen im schriftlichen Angebot nennen — wir setzen hier keinen Betrag ein, den wir nicht für jede Konstellation belegen können. Der Assistent kann die Sprache mitten im Gespräch wechseln.
Laufzeit, Kündigung und Preisgarantie
- Laufzeit
- Die Laufzeit beträgt 12 Monate; wer monatlich kündbar bleiben möchte, zahlt 20 % Aufschlag.
- Kündigung
- Gekündigt wird mit einem Klick im Kundendashboard, zum Laufzeitende. Kein Anruf, keine E-Mail, keine Fristfalle.
- Preisgarantie
- Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert. Innerhalb dieser Zeit ändert sich Ihr Monatsbetrag nicht.
- Zahlung der Einrichtung
- 50 % bei Vertragsabschluss, 50 % nach dem Go-live.
Was nicht extra kostet
Diese Posten tauchen auf keiner Rechnung auf, weil sie im Monatsbetrag enthalten sind:
- Änderungen an Ansagen, Anliegen und Regeln — unbegrenzt, umgesetzt innerhalb von 3 Tagen
- Ihr fester Ansprechpartner, erreichbar täglich 6–20 Uhr, Antwort spätestens innerhalb von 24 Stunden
- Mehrere Anrufe zur selben Zeit — in jedem Tarif, auch im kleinsten
- Deutsch als Sprache
- Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- Die zwei Tage Testphase, sie sind Teil der Einrichtung
- Das Kundendashboard mit Vertrag, Leistungsumfang und Kündigung
- Jede weitere behandelnde Person in Ihrer Praxis
Bei 46 % der Praxen sind versteckte Preissteigerungen oder zu hohe Wartungskosten ein Grund, ihr System zu wechseln. Deshalb steht diese Liste hier und nicht in den AGB.
Quelle: Zi, PVS-Monitoring, 2026
Häufige Fragen zum Preis
Kann die Rechnung teurer werden als der Tarif?
Ja, aber nur bis zu einer festen Grenze. Über dem Minutenkontingent kostet jede weitere Minute 0,39 €. Nach oben ist jeder Tarif auf seine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt: Basis auf 500 € im Monat, Praxis auf 800 €, MVZ auf 1.400 €. Liegt Ihr Aufkommen dauerhaft höher, ordnen wir Sie dem Tarif zu, der für Ihren Bedarf am günstigsten ist und nicht dauerhaft an seiner Obergrenze läuft — Sie zahlen den Zuschlag also nicht Monat für Monat.
Was kostet ein KI Telefonassistent für eine Praxis pro Monat?
300 € im Monat für 500 Minuten, 500 € im Monat für 1.000 Minuten, 800 € im Monat für 2.000 Minuten. 500 Minuten entsprechen ungefähr 250 Anrufen. Dazu kommt einmalig die Einrichtung Ihres Empfangs, je nach Tarif 1.490 €, 2.490 €, 3.490 €.
Warum kostet die Einrichtung so viel?
Weil sie kein Freischalten ist, sondern acht Schritte Arbeit: Erstgespräch, Angebot, Unterschrift, Zugang, Ihre Vorgaben, Aufbau, Übergabe zur Freigabe und zwei Tage Testphase. Ihr Assistent wird auf Basis Ihrer Angaben gebaut, nicht aus einer Vorlage kopiert. Die Einrichtungsgebühr zahlen Sie zur Hälfte bei Vertragsabschluss, zur zweiten Hälfte nach dem Go-live. Spätestens zwei Wochen nach dem Start ist Ihr KI-Empfang vollständig eingerichtet und bereit für Ihre Freigabe. Halten wir diesen Termin nicht ein, entfällt die zweite Hälfte der Einrichtungsgebühr.
Ist die Testphase kostenlos?
Nein, und das sagen wir deutlich: Die zwei Tage liegen nach Vertragsabschluss und nach Zahlung der ersten Hälfte der Einrichtung. Was Sie dafür bekommen, ist ein Vetorecht — ohne Ihre Freigabe geht der Empfang nicht live.
Wird pro Behandler abgerechnet?
Nein. Abgerechnet wird pro Praxis, nicht pro Behandler. Der Monatsbetrag gilt für Ihre Praxis, unabhängig davon, wie viele Personen bei Ihnen behandeln. Wächst Ihr Team, ändert sich am Preis nichts — nur der Minutenverbrauch kann steigen.
Wie lange bin ich gebunden und wie kündige ich?
Die Laufzeit beträgt 12 Monate; wer monatlich kündbar bleiben möchte, zahlt 20 % Aufschlag. Gekündigt wird mit einem Klick im Kundendashboard, zum Laufzeitende. Kein Anruf, keine E-Mail, keine Fristfalle. Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert.
Was kostet eine weitere Sprache?
Deutsch ist enthalten und kostet nichts extra. Eine weitere Sprache kostet 79 € im Monat. Ab zwei zusätzlichen Sprachen gilt ein Paketpreis, dessen genaue Staffelung wir Ihnen im schriftlichen Angebot nennen — wir setzen hier keinen Betrag ein, den wir nicht für jede Konstellation belegen können. Der Assistent kann die Sprache mitten im Gespräch wechseln.
Ihr Angebot: schriftlich, aufgeschlüsselt, ohne Überraschungen
Im Erstgespräch gehen wir Ihre typischen Anrufe durch und klären, welcher Tarif zu Ihrem Aufkommen passt. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit allen Posten — und entscheiden in Ruhe.
Unverbindliches Erstgespräch vereinbarenKein Verkaufsgespräch, keine Präsentation. Antwort von Lazar Popovic spätestens innerhalb von 24 Stunden.