Was kostet ein KI Telefonassistent?
Bevor ein Betrag fällt, die Antwort auf die Frage, die dahintersteht: Nein, die Rechnung kann nicht aus dem Ruder laufen. Wie weit sie überhaupt steigen kann, steht im nächsten Absatz — und zwar vollständig, nicht in einer Fußnote.
Zuerst die Obergrenze, dann der Preis
Jeder Tarif enthält ein festes Minutenkontingent. Über dem Minutenkontingent kostet jede weitere Minute 0,39 €. Nach oben ist jeder Tarif auf seine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt: Basis auf 500 € im Monat, Praxis auf 800 €, MVZ auf 1.400 €. Mehr zahlen Sie in diesem Monat nicht — eine Grippewelle kann Ihre Rechnung also bewegen, aber nicht sprengen.
Mehr als die ausgewiesene Obergrenze kostet es nie.
- Tarif Basishöchstens 500 € im Monat
- Tarif Praxishöchstens 800 € im Monat
- Tarif MVZhöchstens 1.400 € im Monat
Und Sie bleiben nicht im falschen Tarif sitzen: Liegt Ihr Aufkommen dauerhaft höher, ordnen wir Sie dem Tarif zu, der für Ihren Bedarf am günstigsten ist und nicht dauerhaft an seiner Obergrenze läuft. Wer Monat für Monat den Zuschlag zahlt, zahlt zu viel — dann gehört er in den nächsten Tarif.
Welcher Tarif passt zu wie vielen Anrufen?
Praxen denken nicht in Minuten, deshalb steht neben jedem Kontingent, wie vielen Anrufen es ungefähr entspricht. Ein Anruf dauert in dieser Rechnung rund zwei Minuten.
Basis
300 €
im Monat
- Kontingent
- 500 Min.
- entspricht
- ca. 250 Anrufe
- Obergrenze
- 500 €
- Einrichtung
- 1.490 €
Praxis
500 €
im Monat
- Kontingent
- 1.000 Min.
- entspricht
- ca. 500 Anrufe
- Obergrenze
- 800 €
- Einrichtung
- 2.490 €
MVZ
800 €
im Monat
- Kontingent
- 2.000 Min.
- entspricht
- ca. 1.000 Anrufe
- Obergrenze
- 1.400 €
- Einrichtung
- 3.490 €
Für Verbünde und Mehrstandort-MVZ: Kontingent nach Bedarf, ab 5.000 € im Monat.
Nicht pro Behandler
Abgerechnet wird pro Praxis, nicht pro Behandler. Ob bei Ihnen zwei oder sieben Personen behandeln, ändert am Monatsbetrag nichts.
Zum Vergleich, ohne daraus eine Ersparnis abzuleiten: Das Tarifgehalt für Medizinische Fachangestellte beginnt 2026 bei 2.939,59 € monatlich, zuzüglich Arbeitgeberkosten.
Quelle: Gehaltstarifvertrag MFA (Virchowbund), 2026
Wofür zahlen Sie die Einrichtung?
Die Einrichtung ist kein Gebührenposten, sondern ein Projekt mit acht Schritten. Sie zahlen die Hälfte bei Vertragsabschluss und die zweite Hälfte nach dem Go-live.
- 1
Erstgespräch
Persönlich oder im Videocall. Wir gehen Ihre Praxissituation durch und zeigen an konkreten Beispielen, was der Empfang kann.
- 2
Angebot
Sie erhalten ein individuell erstelltes Angebot per E-Mail.
- 3
Unterschrift
Online per E-Signatur, ohne App und ohne Zusatzsoftware. Am Handy mit dem Finger, am Rechner mit der Maus.
- 4
Rechnung und Zugang
Nach Zahlungseingang erhalten Sie Zugang zum geschützten Kundendashboard: alle Daten, der Vertrag, der Leistungsumfang und die Kündigung mit einem Klick.
- 5
Ihre Vorgaben
Ein geführter Ablauf im Dashboard: Stimme, Begrüßungssatz, Anliegen, Regeln, Weiterleitungen. Ihre Angaben gehen direkt an uns — sobald sie vollständig vorliegen und die erste Hälfte eingegangen ist, beginnt die Zwei-Wochen-Frist.
- 6
Aufbau
Ihr Assistent wird auf Basis dieser Angaben gebaut. Nicht ausgewählt, nicht aus einer Vorlage kopiert.
- 7
Übergabe zur Freigabe· spätestens zwei Wochen nach dem Start
Spätestens zwei Wochen nach dem Start ist Ihr KI-Empfang vollständig eingerichtet und bereit für Ihre Freigabe. Halten wir diesen Termin nicht ein, entfällt die zweite Hälfte der Einrichtungsgebühr. Der Start ist der Tag, an dem die erste Hälfte der Einrichtungsgebühr eingegangen ist und uns alle für die Einrichtung erforderlichen Angaben vollständig vorliegen.
- 8
Testphase und Go-live· 2 Tage Test
Nach der Übergabe testen Sie den Empfang in Ruhe. Live geschaltet wird erst nach Ihrer Freigabe. Zwei Tage davon gehen wir gemeinsam mit Ihnen durch. Wie lange Sie prüfen, entscheiden Sie. Ihre Prüfzeit zählt weder als Verzögerung auf unserer Seite noch als Versäumnis auf Ihrer.
Die Zwei-Wochen-Garantie
Spätestens zwei Wochen nach dem Start ist Ihr KI-Empfang vollständig eingerichtet und bereit für Ihre Freigabe. Halten wir diesen Termin nicht ein, entfällt die zweite Hälfte der Einrichtungsgebühr.
- Die Einrichtungsgebühr zahlen Sie zur Hälfte bei Vertragsabschluss, zur zweiten Hälfte nach dem Go-live.
- Der Start ist der Tag, an dem die erste Hälfte der Einrichtungsgebühr eingegangen ist und uns alle für die Einrichtung erforderlichen Angaben vollständig vorliegen.
- Nach der Übergabe testen Sie den Empfang in Ruhe. Live geschaltet wird erst nach Ihrer Freigabe.
- Wie lange Sie prüfen, entscheiden Sie. Ihre Prüfzeit zählt weder als Verzögerung auf unserer Seite noch als Versäumnis auf Ihrer.
- Sie müssen dafür nichts geltend machen und keine Nachfrist setzen: Wir stellen die zweite Hälfte dann einfach nicht in Rechnung.
- Entsteht nach dem Start eine neue Abhängigkeit auf Ihrer Seite — geänderte Anforderungen, zusätzlicher Umfang, ein neu benötigter Zugang oder eine offene Entscheidung —, pausiert die Frist so lange und läuft danach weiter. Alles Übrige liegt bei uns, auch die Dienstleister, mit denen wir arbeiten.
Nach dem Go-live hört die Arbeit nicht auf
Ansagen und Regeln ändern sich: nach dem Urlaub, nach einer neuen Sprechzeit, nach der ersten Woche im Betrieb. Genau dann entscheidet sich, ob ein solches System im Alltag bleibt oder wieder abgeschaltet wird.
Kleinere Änderungen an Ansagen und Regeln reichen Sie über das Kundendashboard oder per E-Mail ein; umgesetzt sind sie innerhalb von 3 Tagen.
Zugesagt, nicht in Aussicht gestellt. Umgesetzt werden die Änderungen von Lazar Popovic persönlich, erreichbar täglich von 6 bis 20 Uhr — nicht von einem Ticketsystem und nicht von wechselnden Ansprechpartnern.
Können Sie den Empfang vorher testen?
Ja, zwei Tage lang — und wir sagen dazu, wann diese zwei Tage liegen: nach Vertragsabschluss und nach Zahlung der ersten Hälfte der Einrichtung. Es ist kein kostenloser Test, und wir wollen es auch nicht so nennen.
Die Testphase ist kein kostenloser Test. Sie ist der Punkt, an dem Sie ein Vetorecht haben: Ohne Ihre Freigabe geht der Empfang nicht live. Die Zwei-Wochen-Frist deckt unsere Arbeit bis zur Übergabe an Sie ab — was danach geschieht, bestimmen Sie. Wie lange Sie prüfen, entscheiden Sie. Ihre Prüfzeit zählt weder als Verzögerung auf unserer Seite noch als Versäumnis auf Ihrer.
Was kostet ein AI Rezeptionist im Vergleich?
AI Rezeptionist, KI Telefonassistent, digitale Rezeption, Telefonannahme mit KI — gemeint ist überall dasselbe: ein System, das ans Telefon geht, das Anliegen aufnimmt und strukturiert weitergibt. Die Begriffe unterscheiden sich, die Preisfrage nicht.
Worin sich Angebote tatsächlich unterscheiden, ist die Abrechnungsform. Verbreitet ist die Abrechnung pro Anruf oder pro Minute ohne Obergrenze — planbar ist das nicht, weil ausgerechnet der Monat teuer wird, in dem besonders viel los ist. Unser Modell setzt deshalb an derselben Stelle an: ein Kontingent, ein fester Betrag, eine benannte Obergrenze.
Was kostet eine weitere Sprache?
Deutsch ist enthalten. Jede weitere Sprache kostet 79 € im Monat; ab drei Sprachen sind es 230 € im Monat für bis zu fünf Sprachen gleichzeitig. Der Assistent kann die Sprache mitten im Gespräch wechseln.
Laufzeit, Kündigung und Preisgarantie
- Laufzeit
- Die Laufzeit beträgt 12 Monate; wer monatlich kündbar bleiben möchte, zahlt 20 % Aufschlag.
- Kündigung
- Gekündigt wird mit einem Klick im Kundendashboard, zum Laufzeitende. Kein Anruf, keine E-Mail, keine Fristfalle.
- Preisgarantie
- Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert. Innerhalb dieser Zeit ändert sich Ihr Monatsbetrag nicht.
- Zahlung der Einrichtung
- 50 % bei Vertragsabschluss, 50 % nach dem Go-live.
Was nicht extra kostet
Diese Posten tauchen auf keiner Rechnung auf, weil sie im Monatsbetrag enthalten sind:
- Änderungen an Ansagen, Anliegen und Regeln — unbegrenzt, umgesetzt innerhalb von 3 Tagen
- Ihr fester Ansprechpartner, erreichbar täglich 6–20 Uhr, Antwort spätestens innerhalb von 24 Stunden
- 10 gleichzeitige Anrufe in jedem Tarif — auch im kleinsten
- Deutsch als Sprache
- Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- Die zwei Tage Testphase, sie sind Teil der Einrichtung
- Das Kundendashboard mit Vertrag, Leistungsumfang und Kündigung
- Jede weitere behandelnde Person in Ihrer Praxis
Bei 46 % der Praxen sind versteckte Preissteigerungen oder zu hohe Wartungskosten ein Grund, ihr System zu wechseln. Deshalb steht diese Liste hier und nicht in den AGB.
Quelle: Zi, PVS-Monitoring, 2026
Was spart eine Praxis durch einen KI Telefonassistenten?
Stellen Sie die Regler auf Ihre Praxis ein. Der Rechner trennt bewusst zwei Dinge, die oft in einer Zahl verschwinden: wie viele Anrufe überhaupt angenommen werden — und wie viel Bearbeitungszeit dabei tatsächlich eingespart wird. Das ist nicht dasselbe.
Der Rechner startet bewusst mit einem zurückhaltenden Automatisierungsgrad und zieht unsere eigenen Kosten ab — Monatspreis und Einrichtung. Stellen Sie den Grad auf den Wert ein, den Sie für Ihre Praxis für realistisch halten; der Rechenweg bleibt vollständig nachvollziehbar.
Ihre Zahlen
Alle Startwerte sind frei gewählte Beispiele, keine Branchenstatistik.
Alle eingehenden Anrufe, auch die, die niemand annimmt.
Besetzt, niemand am Tresen frei, außerhalb der Telefonzeiten.
Gespräch plus Nacharbeit: notieren, eintragen, weiterleiten.
Vorschlagswert abgeleitet aus dem MFA-Tarifgehalt 2026 (ab 2.939,59 € brutto im Monat) bei angenommenen 38,5 Wochenstunden — ohne Arbeitgeberkosten. Passen Sie den Wert an Ihre Praxis an.Quelle: Gehaltstarifvertrag MFA (Virchowbund), 2026
Anteil der Anrufe, den der Assistent vollständig übernimmt. Stellen Sie den Wert auf Ihre Praxis ein.
Der wirtschaftliche Nutzen liegt meist nicht in der eingesparten Zeit, sondern in den Anrufen, die heute gar nicht ankommen. Was ein gewonnener Termin für Ihre Praxis wert ist, wissen nur Sie — deshalb rechnen wir diesen Teil nicht ohne Ihre Angabe.
Solange dieses Feld leer bleibt, bleibt dieser Teil der Rechnung leer. Wir setzen hier keinen typischen Wert ein.
1 · Angenommene Anrufe
104 Anrufe im Monat, die heute niemanden erreichen, werden angenommen.
Bewusst ohne Eurobetrag: Was ein einzelner Anruf wert ist, weiß Ihre Praxis besser als wir. Tragen Sie unten einen Wert ein, wenn Sie diesen Teil rechnen möchten.
2 · Eingesparte Bearbeitungszeit
4 Stunden
im Monat
3 · Was Cogniiq kostet
Bleibt im ersten Jahr
-648 € / Monat
Bei diesen Angaben trägt sich der Empfang rechnerisch nicht. Das ist ein ehrliches Ergebnis und ein guter Grund, das Erstgespräch kurz zu halten.
Rechnung mit Ihren Angaben — keine Zusage.
Rechenweg im Einzelnen
Anrufe im Monat: 120 × 4.33 Wochen = 520.
Telefonzeit heute: 416 angenommene Anrufe × 3 Min. = 1.247 Min. im Monat.
Eingesparte Zeit: 20 % davon = 4 Stunden. Mal 18 €/h ergibt 75 €.
Tarifwahl: 520 Anrufe × 2 Min. = 1.039 Min. Bedarf. Gewählt wird der günstigste Tarif, der bei diesem Bedarf nicht dauerhaft an seiner Obergrenze läuft: Praxis mit 1.000 Min. Darüber 39 Min. zu 0,39 €, gedeckelt auf 800 €.
Kosten: 515 € monatlich plus 2.490 € Einrichtung, auf zwölf Monate verteilt = 723 € im Monat.
Woher der Automatisierungsgrad kommt: Voreingestellt sind 20 % — der Anteil der Anrufe, den der Assistent nach Angabe von Cogniiq vollständig übernimmt. Der Regler ist bewusst frei: Wie hoch der Anteil in Ihrer Praxis ausfällt, hängt von Ihrem Anliegen-Katalog ab. Stellen Sie ihn auf den Wert ein, den Sie für realistisch halten.
Was nicht eingerechnet ist: Der Wert der zusätzlich angenommenen Anrufe. Was ein gewonnener Termin oder eine rechtzeitige Absage wert ist, hängt von Ihrer Praxis ab — wir setzen dafür keine Zahl ein.
Der Wert steigt, wo eine Anbindung an Ihr Praxisverwaltungssystem möglich ist: Dann entfällt auch das Übertragen von Hand. Was für Ihr System geht, prüfen wir vor dem Angebot.
Häufige Fragen zum Preis
Kann die Rechnung teurer werden als der Tarif?
Ja, aber nur bis zu einer festen Grenze. Über dem Minutenkontingent kostet jede weitere Minute 0,39 €. Nach oben ist jeder Tarif auf seine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt: Basis auf 500 € im Monat, Praxis auf 800 €, MVZ auf 1.400 €. Liegt Ihr Aufkommen dauerhaft höher, ordnen wir Sie dem Tarif zu, der für Ihren Bedarf am günstigsten ist und nicht dauerhaft an seiner Obergrenze läuft — Sie zahlen den Zuschlag also nicht Monat für Monat.
Was kostet ein KI Telefonassistent für eine Praxis pro Monat?
300 € im Monat für 500 Minuten, 500 € im Monat für 1.000 Minuten, 800 € im Monat für 2.000 Minuten. 500 Minuten entsprechen ungefähr 250 Anrufen. Dazu kommt einmalig die Einrichtung Ihres Empfangs, je nach Tarif 1.490 €, 2.490 €, 3.490 €.
Warum kostet die Einrichtung so viel?
Weil sie kein Freischalten ist, sondern acht Schritte Arbeit: Erstgespräch, Angebot, Unterschrift, Zugang, Ihre Vorgaben, Aufbau, Übergabe zur Freigabe und zwei Tage Testphase. Ihr Assistent wird auf Basis Ihrer Angaben gebaut, nicht aus einer Vorlage kopiert. Die Einrichtungsgebühr zahlen Sie zur Hälfte bei Vertragsabschluss, zur zweiten Hälfte nach dem Go-live. Spätestens zwei Wochen nach dem Start ist Ihr KI-Empfang vollständig eingerichtet und bereit für Ihre Freigabe. Halten wir diesen Termin nicht ein, entfällt die zweite Hälfte der Einrichtungsgebühr.
Ist die Testphase kostenlos?
Nein, und das sagen wir deutlich: Die zwei Tage liegen nach Vertragsabschluss und nach Zahlung der ersten Hälfte der Einrichtung. Was Sie dafür bekommen, ist ein Vetorecht — ohne Ihre Freigabe geht der Empfang nicht live.
Wird pro Behandler abgerechnet?
Nein. Abgerechnet wird pro Praxis, nicht pro Behandler. Der Monatsbetrag gilt für Ihre Praxis, unabhängig davon, wie viele Personen bei Ihnen behandeln. Wächst Ihr Team, ändert sich am Preis nichts — nur der Minutenverbrauch kann steigen.
Wie lange bin ich gebunden und wie kündige ich?
Die Laufzeit beträgt 12 Monate; wer monatlich kündbar bleiben möchte, zahlt 20 % Aufschlag. Gekündigt wird mit einem Klick im Kundendashboard, zum Laufzeitende. Kein Anruf, keine E-Mail, keine Fristfalle. Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert.
Was kostet eine weitere Sprache?
79 € im Monat je Sprache. Ab drei Sprachen sind es 230 € im Monat für bis zu fünf Sprachen gleichzeitig. Der Assistent kann die Sprache mitten im Gespräch wechseln.
Ihr Angebot: schriftlich, aufgeschlüsselt, ohne Überraschungen
Im Erstgespräch gehen wir Ihre typischen Anrufe durch und klären, welcher Tarif zu Ihrem Aufkommen passt. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit allen Posten — und entscheiden in Ruhe.
Unverbindliches Erstgespräch vereinbarenKein Verkaufsgespräch, keine Präsentation. Antwort von Lazar Popovic spätestens innerhalb von 24 Stunden.