Erreichbar, wenn niemand
abnehmen kann. Ein KI Telefonassistent, zugeschnitten auf Ihren Betrieb.
Das Telefon klingelt, während vor Ihnen ein Kunde steht. Für diesen Moment ist der Telefonassistent von Cogniiq gebaut: Er nimmt Anrufe zu Stoßzeiten und außerhalb der Öffnungszeiten entgegen, erfasst Anliegen strukturiert und übergibt sie dorthin, wo Ihr Team arbeitet.
Mit Ihrer Stimmauswahl, Ihren Regeln und einer Übergabe, die wir vor der Unterschrift mit Ihnen klären.
Das Problem
Der Anruf kommt immer dann,
wenn gerade niemand frei ist.
Am Tresen steht ein Kunde, am Telefon wartet der nächste. Egal wie Ihr Team entscheidet — einer von beiden verliert. Das kostet mehr als den einzelnen Anruf: unterbrochene Arbeit, Fehler unter Druck und Gespräche über verpasste Erreichbarkeit, die länger dauern als das Anliegen selbst.
Die Anrufe kommen gebündelt
Montagmorgen, Mittagszeit, nach Feiertagen: Die Flut an Anrufen trifft Ihr Team genau dann, wenn es ohnehin ausgelastet ist.
Ständige Unterbrechungen erzeugen Fehler
Wer zwischen Tresen und Telefon hin- und herspringt, macht unter Druck Fehler: verhörte Nummern, doppelte Termine, vergessene Rückrufe.
Unerreichbarkeit wird öffentlich bewertet
Wer mehrfach nicht durchkommt, versucht es oft woanders — und schreibt seine Erfahrung mit der Erreichbarkeit in die Online-Bewertung.
Anliegen ohne festen Weg bleiben liegen
Zettelnotizen und Mailbox-Nachrichten haben keinen verlässlichen Weg zu Ihrem Team. Was nicht erfasst wird, wird vergessen.
Die andere Seite der Leitung
Was Ihre Patientinnen und Patienten gerade erleben
Aus Sicht Ihrer Patienten sieht ein überlasteter Montag so aus: immer besetzt, niemand geht ans Telefon, beim dritten Versuch die Warteschleife. Wer absagen wollte, kommt nicht durch – und sorgt sich, den Termin trotzdem in Rechnung gestellt zu bekommen. Manche schließen daraus, die Praxis sei absichtlich nicht erreichbar. Und ein Teil ruft gar nicht erst an, weil ihm Telefonieren schwerfällt.
Nichts davon hat mit der Qualität Ihrer Medizin zu tun. Aber genau das steht später in der Online-Bewertung – und genau diese Gespräche fängt Ihr Team am Tresen auf, jeden Tag.
Ehrlich betrachtet
Warum bisherige Versuche
oft gescheitert sind
Viele Betriebe haben Telefonassistenten bereits ausprobiert — und wieder abgeschafft. Selten lag es daran, dass die Technik den Anrufer nicht verstanden hätte. Gescheitert ist fast immer, was nach dem Gespräch passiert.
Das Ergebnis kam nicht im System an
Der übliche Weg: Das Gespräch endet in einer E-Mail oder einer Sprachnachricht, und jemand tippt alles von Hand ab. Die Arbeit ist dann nicht verschwunden, sie ist nur umgezogen. Deshalb prüfen wir vor der Einrichtung, welche Schnittstelle Ihr System bietet, und sagen Ihnen vorher, was möglich ist und was nicht.
Die Stimme klang nach Maschine
Starre Menüs und synthetische Ansagen führen dazu, dass Anrufer auflegen oder sich beschweren. Wir stimmen Stimme, Begrüßung und Formulierungen auf Ihre Praxis ab und testen vor dem Start zwei Tage lang mit echten Szenarien — live geht der Assistent erst, wenn Sie zufrieden sind.
Niemand hat das System an den Betrieb angepasst
Viele Systeme am Markt werden einmal eingerichtet und dann sich selbst überlassen. Ändern sich Sprechzeiten oder Abläufe, veraltet die Konfiguration. Bei uns ist das anders: Kleinere Änderungen an Ansagen und Regeln reichen Sie über das Kundendashboard oder per E-Mail ein; umgesetzt sind sie innerhalb von 3 Tagen. Von einem festen Ansprechpartner, nicht von einem Ticketsystem.
Was „für Ihren Betrieb gebaut" konkret heißt
Für Ihre Praxis konfiguriert, nicht von der Stange
Vor dem Start nehmen wir Ihre tatsächlichen Anrufanlässe auf: Terminwunsch, Terminstornierung, Rezeptbestellung, Überweisung, Befundauskunft. Für jeden Anlass legen Sie fest, was der Assistent erledigt und was immer bei Ihrem Team landet. Das Ergebnis ist Ihre Menüführung — nicht ein Standardablauf, an den Sie sich anpassen müssen.
Klingt wie Ihr Empfang, nicht wie ein Automat
Sie wählen die Stimme, formulieren Ihren Begrüßungssatz und legen fest, wie Ihre Praxis am Telefon spricht. Zehn Anrufe können gleichzeitig laufen, ohne dass jemand ein Besetztzeichen hört. Anrufer erfahren im ersten Satz, dass ein KI-System spricht — und können jederzeit zu einem Menschen wechseln.
Die Übergabe klären wir vor der Unterschrift
Jedes Gespräch endet als strukturierter Eintrag: Anliegen, Name, Rückrufnummer, Terminwunsch. Der übliche Weg sieht heute so aus, dass Ihre MFA dieses Ergebnis anschließend ins Praxissystem überträgt. Vor der Einrichtung prüfen wir, welche Schnittstelle Ihr System bietet, und bauen die Übergabe darauf auf. Wo eine Anbindung möglich ist, landet das Anliegen direkt dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Wo sie nicht möglich ist, sagen wir Ihnen das vorher — und nicht nach der Unterschrift.
Ein Kontingent, ein Preis, eine Obergrenze
Jeder Tarif enthält ein festes Minutenkontingent. Über dem Minutenkontingent kostet jede weitere Minute 0,39 €. Nach oben ist jeder Tarif auf seine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt: Basis auf 500 € im Monat, Praxis auf 800 €, MVZ auf 1.400 €. Eine Grippewelle kann Ihre Rechnung also bewegen, aber nicht sprengen. Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert. Abgerechnet wird pro Praxis, nicht pro Behandler.
Die Lösung
Ein Empfang am Telefon,
der sich nach Ihrem Betrieb richtet.
Der Telefonassistent übernimmt die Anrufe, die Ihr Team gerade nicht annehmen kann. Er spricht mit Ihrer Stimmauswahl, folgt Ihren Regeln und übergibt jedes Anliegen strukturiert – statt es auf der Mailbox liegen zu lassen. Was er übernimmt und was nicht, legen Sie fest.
Demo ansehenKostenlos · Unverbindlich · Ca. 15 Minuten
Ablauf
Was passiert, wenn ein Kunde anruft
Anruf eingehend
Der Assistent nimmt ab, wenn Ihr Team gebunden ist – auch in Stoßzeiten, abends oder am Wochenende. Der Anrufer erfährt zu Beginn, dass ein Sprachassistent ihn betreut.
Kein Besetztzeichen, keine WarteschleifeGespräch & Anliegen erfassen
Der Assistent erfragt das Anliegen in natürlicher Sprache und beantwortet wiederkehrende Fragen nach Ihren Vorgaben.
Auf Ihren Betrieb konfiguriertTermin buchen oder weiterleiten
Termine werden nach Ihren Regeln geprüft und eingetragen. Dringende und komplexe Anliegen gehen sofort an einen Menschen.
Ihre Regeln entscheidenZusammenfassung & Protokoll
Jedes Gespräch endet in einer strukturierten Zusammenfassung: Anliegen, Rückrufnummer, nächster Schritt – lesbar dort, wo Ihr Team arbeitet.
Kein Abtippen, kein ZettelNach jedem Gespräch
Die Übergabe entscheidet.
Deshalb ist sie der Kern.
Der übliche Weg sieht so aus: Der Assistent nimmt den Anruf an, und Ihre MFA überträgt das Ergebnis anschließend von Hand ins Praxissystem. Das ist der Grund, warum viele Praxen solche Systeme nach wenigen Wochen wieder abschalten — die Arbeit ist nicht verschwunden, sie ist nur umgezogen.
Wir prüfen vor der Einrichtung, welche Schnittstelle Ihr System bietet, und bauen die Übergabe darauf auf. Wo eine Anbindung technisch möglich ist, landet das Anliegen direkt dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Wo sie nicht möglich ist, sagen wir Ihnen das vorher — und nicht nach der Unterschrift.
Nachgestelltes Beispiel, kein echter Anruf.
Anrufer
M. Berger
Dauer
2 Min 14 Sek
Anliegen
Erstberatung zur Automatisierung der Telefonie. Interessiert an Terminbuchungslösung.
Vereinbart
Di., 18. März · 10:30 Uhr · Beratungsgespräch
Empfohlene Maßnahme
Unterlagen zur Telefonassistenz vorbereiten · Rückruf bestätigt
Anliegen-Katalog
Was der Assistent übernimmt –
und was immer ein Mensch macht
Für jeden Anrufanlass legen Sie vor dem Start fest, was passiert. Diese Grenzen offen zu benennen, schafft mehr Vertrauen als jedes Leistungsversprechen.
Übernimmt der Assistent
- Terminwünsche aufnehmen und nach Ihren Regeln vergeben oder zur Bestätigung vorlegen
- Terminstornierungen und Verschiebungen entgegennehmen — frei werdende Termine sind sofort sichtbar
- Rezept- und Überweisungswünsche strukturiert erfassen, zur Bearbeitung durch Ihr Team
- Wiederkehrende Fragen beantworten: Sprechzeiten, Anfahrt, Urlaubsvertretung, benötigte Unterlagen
- Rückrufwünsche mit Anliegen und Rückrufnummer auf die Rückrufliste setzen
Geht immer an einen Menschen
- Medizinische Fragen jeder Art — der Assistent gibt keine Auskunft zu Symptomen, Befunden oder Behandlungen
- Notfall-Hinweise: sofortige Weiterleitung an Ihr Team, den Bereitschaftsdienst oder die klare Ansage, den Notruf 112 zu wählen — keine Einschätzung durch das System
- Beschwerden und emotionale Gespräche — hier übernimmt ein Mensch
- Alles, was Sie im Anliegen-Katalog als Chefsache markieren
Klare Grenzen
Was unser Empfang nicht macht
Ein Telefonassistent, der alles verspricht, hat entweder keine Grenzen definiert oder verschweigt sie. Unsere stehen hier.
- Keine medizinische Einschätzung, keine Triage, keine Beratung. Der Assistent beurteilt niemals, wie dringend ein gesundheitliches Anliegen ist – zu keinem Zeitpunkt, in keiner Konfiguration.
- Kein Ersatz für Ihr Team. Der Assistent nimmt Anrufe an, die sonst verloren gingen – die Entscheidungen über Termine, Rückmeldungen und Ausnahmen bleiben bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
- Notfälle werden erkannt und sofort weitergeleitet – an Ihr Team, den Bereitschaftsdienst oder mit der klaren Ansage, den Notruf 112 zu wählen. Eine Bewertung des Notfalls findet nicht statt.
- Beschwerden, emotionale Gespräche und alles, was Sie im Anliegen-Katalog als Chefsache markieren, landen immer bei einem Menschen.
- Eine Standardanbindung, die auf jedes Praxisverwaltungssystem sofort passt, gibt es nicht — deshalb prüfen wir Ihr konkretes System vor dem Angebot: ob es eine geeignete Schnittstelle gibt, ob wir dafür Zugang oder eine Freigabe bekommen, welche Vorgänge sie zulässt und ob Dritte dafür Gebühren verlangen. Wo das trägt, übergeben wir Termine und Ergebnisse direkt in Ihr System. Wo es nicht trägt, steht das Ergebnis strukturiert im Cogniiq-Dashboard und wir legen den Übergabeweg vorher gemeinsam fest. Das Ergebnis der Prüfung steht im Angebot, mit allen dafür bekannten Kosten für den vereinbarten Umfang — auch die einer Schnittstelle, die Dritte berechnen.
- Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Wenn Sie später den genauen Wortlaut eines Anrufs brauchen, gibt es ihn nicht – Sie haben das strukturierte Ergebnis, nicht die Aufnahme.
- Der Assistent übernimmt nicht alle Anrufe. Realistisch ist Entlastung zu Stoßzeiten und außerhalb der Öffnungszeiten – nicht die vollständige Übernahme Ihrer Telefonie.
Für Ihr Praxisteam
Was sich für Ihr Team am ersten Tag ändert
Das Telefon klingelt nicht mehr in dem Moment, in dem eine Patientin am Tresen steht. Wiederkehrende Anliegen — Terminwunsch, Stornierung, Rezeptbestellung — kommen als strukturierte Einträge an, nicht als Klingeln zwischen zwei Handgriffen. Ihr Team entscheidet weiterhin über jeden Termin und jede Rückmeldung; es wird nur seltener dabei unterbrochen.
- Weniger Unterbrechungen zu Stoßzeiten — der Tresen hat Vorrang
- Zehn Anrufe gleichzeitig: niemand hört mehr ein Besetztzeichen, auch am Montagmorgen nicht
- Jeder Anruf kommt strukturiert an: Anliegen, Name, Rückrufnummer, Terminwunsch — statt Notizzettel
- Rückrufliste statt Daueralarm: abarbeiten, wenn es in den Ablauf passt
- Ihr Team behält die Kontrolle — jede Regel und jede Ansage lässt sich ändern
- Kleinere Änderungen an Ansagen und Regeln reichen Sie über das Kundendashboard oder per E-Mail ein; umgesetzt sind sie innerhalb von 3 Tagen
Implementierung
So wird Ihr Empfang
am Telefon gebaut.
Individuell heißt bei uns nicht Adjektiv, sondern Ablauf: Sie beschreiben Ihre Anrufe, wir bauen daraus Regeln, Ansagen und die Übergabe. Vor dem Start hören Sie das Ergebnis selbst.
Wir gehen Ihre typischen Anrufe durch: Welche Anliegen kommen täglich, welche zu Stoßzeiten, was darf der Assistent erledigen, was gehört immer in menschliche Hände. Dazu eine kurze Demo mit konkreten Beispielen.
Sie erhalten ein individuell erstelltes Angebot per E-Mail. Unterschrieben wird online per E-Signatur — ohne App, ohne Zusatzsoftware, am Handy mit dem Finger.
Im Kundendashboard führen wir Sie durch die Einstellungen: Stimme, Begrüßungssatz, Anliegen, Regeln, Weiterleitungen. Notfall-Hinweise führen immer und ohne Umweg zu einem Menschen oder zur Notrufansage.
Ihr Assistent wird auf Basis dieser Angaben gebaut — nicht aus einer Vorlage kopiert und nicht aus einer Liste ausgewählt.
Spätestens zwei Wochen nach dem Start übergeben wir Ihnen den fertig eingerichteten Empfang. Zwei Tage testen wir gemeinsam; live geht der Assistent erst nach Ihrer Freigabe.
Wer sich kümmert, wenn Sie etwas ändern wollen
Sie sprechen mit einer Person, nicht mit einem Ticketsystem und nicht mit einem wechselnden Support-Team.
Lazar Popovic
Gründer und Leiter
- Erreichbar
- täglich 6–20 Uhr
- Antwort
- spätestens innerhalb von 24 Stunden
- Änderungen an Ansagen und Regeln
- eingereicht über das Kundendashboard oder per E-Mail, umgesetzt innerhalb von 3 Tagen
Zuerst die Obergrenze, dann der Preis
Jeder Tarif enthält ein festes Minutenkontingent. Über dem Minutenkontingent kostet jede weitere Minute 0,39 €. Nach oben ist jeder Tarif auf seine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt: Basis auf 500 € im Monat, Praxis auf 800 €, MVZ auf 1.400 €. Mehr zahlen Sie in diesem Monat nicht — eine Grippewelle kann Ihre Rechnung also bewegen, aber nicht sprengen.
Und Sie bleiben nicht im falschen Tarif sitzen: Liegt Ihr Aufkommen dauerhaft höher, ordnen wir Sie dem Tarif zu, der für Ihren Bedarf am günstigsten ist und nicht dauerhaft an seiner Obergrenze läuft. Wer Monat für Monat den Zuschlag zahlt, zahlt zu viel — dann gehört er in den nächsten Tarif.
Abgerechnet wird pro Praxis, nicht pro Behandler. Ob bei Ihnen zwei oder sieben Personen behandeln, ändert am Monatsbetrag nichts.
Alle Preisangaben im DetailWie Sie wieder herauskommen
- Laufzeit
- Die Laufzeit beträgt 12 Monate; wer monatlich kündbar bleiben möchte, zahlt 20 % Aufschlag.
- Kündigung
- Gekündigt wird mit einem Klick im Kundendashboard, zum Laufzeitende. Kein Anruf, keine E-Mail, keine Fristfalle.
- Preisgarantie
- Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert.
- Testphase
- 2 Tage, nach Vertragsabschluss und Zahlung der ersten Hälfte. Live geschaltet wird erst nach Ihrer Freigabe
Die Testphase ist kein kostenloser Test. Sie ist der Punkt, an dem Sie ein Vetorecht haben: Ohne Ihre Freigabe geht der Empfang nicht live. Die Zwei-Wochen-Frist deckt unsere Arbeit bis zur Übergabe an Sie ab — was danach geschieht, bestimmen Sie. Wie lange Sie prüfen, entscheiden Sie. Ihre Prüfzeit zählt weder als Verzögerung auf unserer Seite noch als Versäumnis auf Ihrer.
Ehrliche Beratung
Wann wir nicht die richtige Lösung sind
Ein Erstgespräch lohnt sich nicht für jeden Betrieb. In diesen Konstellationen raten wir ab:
- Sie brauchen die Zusage, dass Termine automatisch in Ihrem Praxisverwaltungssystem stehen, schon bevor Ihr System geprüft ist. Ob das geht, hängt an Ihrer Software: Wir prüfen vor dem Angebot, ob eine geeignete Schnittstelle existiert, ob wir Zugang erhalten und was sie zulässt. Fällt die Prüfung negativ aus, sagen wir das vor der Unterschrift — eine Zusage vorab bekommen Sie von uns nicht.
- Sie erwarten, dass die Telefonie vollständig ohne Ihr Team läuft. Der Assistent entlastet – er ersetzt keine Anmeldung und keine fachliche Entscheidung.
- Ihr Anrufaufkommen ist sehr gering und Ihr Team gut erreichbar. Dann löst der Assistent kein Problem, das Sie haben – und ein System ohne Problem ist nur ein Kostenpunkt.
- Sie möchten, dass Anrufer nicht erfahren, dass ein KI-System spricht. Diese Transparenz ist für uns nicht verhandelbar – rechtlich wie inhaltlich.
Was Ihr Datenschutzbeauftragter wissen will
- Gespräche werden nicht aufgezeichnet — gespeichert wird ausschließlich das strukturierte Ergebnis: Anliegen, Name, Rückrufnummer, Terminwunsch.
- Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
- Der Assistent gibt sich zu Beginn jedes Anrufs als KI-System zu erkennen (Art. 50 KI-Verordnung). Ihre Patientinnen und Patienten wissen von der ersten Sekunde an, mit wem sie sprechen — abschalten lässt sich das nicht.
- Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir jedem Kunden bereit
- Cogniiq und alle Mitarbeitenden werden vertraglich auf das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB verpflichtet
- Ob Ihre Praxis eine Datenschutz-Folgenabschätzung benötigt, entscheidet Ihr Datenschutzbeauftragter — wir liefern die Unterlagen zu, statt die Frage für Sie zu beantworten
Häufige Fragen im Vorfeld
Was Entscheider wissen wollen
Kommen meine Kunden mit der Stimme klar?
Manche Anrufer sind skeptisch gegenüber synthetischen Stimmen — das ist berechtigt. Deshalb wählen Sie die Stimme, formulieren Ihren Begrüßungssatz und legen die Formulierungen fest. Wer lieber mit einem Menschen spricht, wird jederzeit weitergeleitet.
Was passiert bei komplexen Anfragen?
Der Assistent erfasst das Anliegen strukturiert und übergibt es an Ihr Team – mit Rückrufnummer, Kontext und nächstem Schritt. Er versucht nicht, Fälle zu lösen, die in menschliche Hände gehören.
Kann er Termine buchen?
Ja, nach Ihren Regeln: Er prüft Ihren Kalender und trägt Termine direkt ein oder legt sie zur Bestätigung vor – kompatibel mit Google Calendar, Outlook und weiteren Systemen.
Was ist bei dringenden Anrufen?
Dringende Anliegen erkennt der Assistent an klaren Signalwörtern und leitet sofort weiter – an Ihr Team, den Bereitschaftsdienst oder mit der Ansage, den Notruf 112 zu wählen. Er bewertet niemals selbst, wie ernst ein Anliegen ist.
Wie aufwändig ist die Einrichtung für mich?
Ihr Aufwand konzentriert sich auf das Aufnahmegespräch: Sie beschreiben Ihre Anrufe, wir bauen daraus Regeln und Ansagen. Konfiguration, Anbindung und Tests übernehmen wir – Sie hören das Ergebnis vor dem Start.
Wer passt das System später an?
Öffnungszeiten, Urlaubsansagen und aktuelle Hinweise ändern Sie selbst über ein Dashboard. Für Änderungen an Gesprächslogik und Regeln haben Sie einen festen Ansprechpartner – kein anonymes Ticketsystem.
Anwendungsbereiche
Eingesetzt in Branchen mit
hohem Telefonaufkommen
Handwerk & Bau
Terminanfragen entgegennehmen und in den Kalender buchen – auch wenn Sie auf der Baustelle sind.
Arztpraxen
Terminwünsche, Stornierungen und Rezeptbestellungen strukturiert aufnehmen – spürbare Entlastung für die Anmeldung zu Stoßzeiten.
Dienstleister
Erstanfragen qualifizieren, Kundendaten erfassen und Rückrufe automatisch einplanen.
Immobilien
Besichtigungstermine buchen und Exposé-Anfragen entgegennehmen – auch außerhalb der Bürozeiten.
Agenturen & Beratung
Erstgespräche terminieren, Anliegen erfassen und an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten.
Sehen Sie den Assistenten
live in Aktion.
In einer kurzen Demo zeigen wir, wie der Assistent Anrufe entgegennimmt, Termine bucht und Anliegen weiterleitet – konfiguriert für Ihre Branche.
FAQ
Häufige Fragen
Gehen wir Ihre Anrufe gemeinsam durch.
Im unverbindlichen Erstgespräch skizzieren wir, wie Ihr Empfang am Telefon aussehen könnte – mit Ihren Anrufanlässen, Ihren Regeln und Ihrer Übergabe. Danach entscheiden Sie in Ruhe.
Cogniiq · info@cogniiq.de · 0160 1832917
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