KI-Telefonassistent für Unternehmen: Anrufe nicht nur annehmen. Anliegen erledigen.
Der Telefonassistent von Cogniiq führt ein echtes Gespräch — kein Tastenmenü — und bringt das Anliegen zu Ende: Er bucht Termine, verschiebt sie, nimmt Absagen entgegen und beantwortet die Fragen, die Sie ihm vorgegeben haben. Auf Wunsch in mehreren Sprachen. Nur Ausnahmen und alles, was Sie ausgenommen haben, gehen an einen Menschen.
Schreibt ein Ablauf direkt in Ihren Kalender oder Ihre Branchensoftware, richten wir diese Anbindung für Ihr System ein und verifizieren sie vorher.
Sie schildern kurz Ihre Anrufe, wir schlagen einen Termin für die Demo vor. Kostenlos, unverbindlich, ca. 15 Minuten.
Sofort · ohne E-Mail · mit Ihren eigenen Zahlen
Grundlagen
Was ein KI-Telefonassistent ist — und was er nicht ist
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die eingehende Anrufe selbst annimmt und in natürlicher Sprache mit dem Anrufer spricht. Der entscheidende Unterschied liegt darin, was danach passiert: Ein guter Assistent notiert das Anliegen nicht nur, er erledigt es. Er bucht den Termin, verschiebt ihn, nimmt die Absage entgegen und beantwortet die Fragen, die Sie ihm vorgegeben haben — im selben Gespräch, ohne dass danach jemand die Anfrage noch einmal in die Hand nimmt. Nur was Sie ausgenommen haben oder was der Assistent nicht abschließen kann, geht an einen Menschen. Gebräuchlich sind für dieselbe Sache auch die Begriffe KI-Anrufassistent, AI-Telefonassistent, digitaler Telefonassistent, KI-Telefonservice oder KI-Telefonzentrale.
- Unterschied zu: Anrufbeantworter und Mailbox
- Die Mailbox nimmt auf, sie versteht nichts. Jemand muss abhören, zurückrufen und den Termin selbst eintragen — die Arbeit ist nicht weg, sie ist verschoben. Der Assistent führt das Gespräch und schließt den Vorgang ab, statt Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen.
- Unterschied zu: Tastenmenü und Warteschleife
- Ein Tastenmenü zwingt den Anrufer in Ihre Struktur und endet fast immer doch bei einem Menschen. Wer kein passendes Feld findet, legt auf. Der Assistent fragt offen nach dem Anliegen, versteht auch Abweichungen vom erwarteten Ablauf und führt den Vorgang selbst zu Ende.
- Unterschied zu: Telefonservice mit externen Mitarbeitenden
- Ein externer Telefondienst kostet pro Gespräch, kennt Ihren Betrieb nur aus einem Leitfaden und reicht die meisten Anliegen als Notiz an Sie zurück. Der Assistent arbeitet mit einem festen Kontingent, nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an und schließt Termine im vereinbarten Rahmen selbst ab.
- Unterschied zu: Chatbot auf der Website
- Ein Chatbot erreicht nur, wer ohnehin auf Ihrer Website ist. Der Anruf bleibt für viele Kunden der erste Weg — und ist der Kanal, an dem ein besetztes Zeichen sofort einen Auftrag kostet.
Das Problem
Der Anruf kommt immer dann,
wenn gerade niemand frei ist.
Am Tresen steht ein Kunde, am Telefon wartet der nächste. Egal wie Ihr Team entscheidet — einer von beiden verliert. Das kostet mehr als den einzelnen Anruf: unterbrochene Arbeit, Fehler unter Druck und Gespräche über verpasste Erreichbarkeit, die länger dauern als das Anliegen selbst.
Die Anrufe kommen gebündelt
Montagmorgen, Mittagszeit, nach Feiertagen: Die Flut an Anrufen trifft Ihr Team genau dann, wenn es ohnehin ausgelastet ist.
Ständige Unterbrechungen erzeugen Fehler
Wer zwischen Tresen und Telefon hin- und herspringt, macht unter Druck Fehler: verhörte Nummern, doppelte Termine, vergessene Rückrufe.
Unerreichbarkeit wird öffentlich bewertet
Wer mehrfach nicht durchkommt, versucht es oft woanders — und schreibt seine Erfahrung mit der Erreichbarkeit in die Online-Bewertung.
Anliegen ohne festen Weg bleiben liegen
Zettelnotizen und Mailbox-Nachrichten haben keinen verlässlichen Weg zu Ihrem Team. Was nicht erfasst wird, wird vergessen.
Wie es klingt
Ein Gespräch, kein Tastenmenü
Der Anrufer sagt sein Anliegen so, wie er es sagen würde, wenn jemand abhebt. Kein Durchnummerieren von Menüpunkten, keine Ansage, die man sich merken muss, keine Warteschleife.
Frei formulieren statt Menü drücken
Der Assistent hört zu, fragt nach, wenn etwas fehlt, und kommt auch dann weiter, wenn der Anrufer vom erwarteten Ablauf abweicht oder zwei Dinge auf einmal will.
Ihre Gesprächslogik, nicht ein Standardbaum
Was der Assistent fragt, anbietet und entscheidet, folgt den Regeln Ihres Betriebs — nicht einer Vorlage, an die Sie sich anpassen müssten.
Ihre Stimme, Ihr Ton
Stimme, Begrüßungssatz und Formulierungen wählen Sie aus. Der Assistent klingt nach Ihrem Empfang, nicht nach Ansagetext.
Natürlich klingend und trotzdem transparent
Im ersten Satz sagt der Assistent, dass er ein KI-System ist (Art. 50 KI-Verordnung). Das lässt sich nicht abschalten, und wir behaupten nicht, der Unterschied zu einem Menschen sei unhörbar. Wer lieber mit einer Person spricht, wird weitergeleitet.
Das Ergebnis
Was passiert, nachdem der Anrufer sein Anliegen gesagt hat
Drei Wege, und der erste ist im Normalbetrieb der häufigste. Welcher Anlass welchen Weg nimmt, legen Sie vor dem Start fest — nicht wir.
Erledigt
NormalfallDer Assistent führt den Ablauf im Gespräch zu Ende: Termin gebucht, verschoben oder storniert. Der Anrufer legt mit einem Ergebnis auf, nicht mit einem Versprechen. Bei Ihnen entsteht keine Aufgabe.
Für Abläufe, die in Ihr System schreiben, gilt die eingerichtete und verifizierte Anbindung.
Beantwortet
Öffnungszeiten, Anfahrt, Zuständigkeiten, benötigte Unterlagen, Status einer Sache: Der Assistent beantwortet die Fragen, die Sie ihm vorgegeben haben, direkt im Gespräch. Auch hier bleibt nichts liegen.
Übergeben
Dringend, sensibel, strittig oder außerhalb dessen, was Sie freigegeben haben: Dann übernimmt ein Mensch — sofort weitergeleitet, wo jemand erreichbar ist, sonst als strukturierter Eintrag mit Anliegen, Rückrufnummer und Kontext. Das ist der Ausnahmeweg, nicht der Regelfall.
Die Lösung
Ein Empfang am Telefon,
der sich nach Ihrem Betrieb richtet.
Auf Ihre Anrufe konfiguriert, nicht von der Stange
Vor dem Start nehmen wir Ihre tatsächlichen Anrufanlässe auf: Terminwunsch, Absage, Angebotsanfrage, Statusfrage, Reklamation, Rückrufbitte. Für jeden Anlass legen Sie fest, was der Assistent erledigt und was immer bei Ihrem Team landet. Das Ergebnis ist Ihre Gesprächsführung — nicht ein Standardablauf, an den Sie sich anpassen müssen.
Klingt wie Ihr Empfang, nicht wie ein Automat
Sie wählen die Stimme, formulieren Ihren Begrüßungssatz und legen fest, wie Ihr Betrieb am Telefon spricht. Mehrere Anrufe können zur selben Zeit laufen, ohne dass jemand ein Besetztzeichen hört; die Kapazität wird auf Ihr Aufkommen ausgelegt. Anrufer erfahren im ersten Satz, dass ein KI-System spricht — und können jederzeit zu einem Menschen wechseln.
Die Anbindung klären wir vor der Unterschrift
Damit ein Termin nicht nur zugesagt, sondern auch eingetragen ist, muss der Assistent in Ihr System schreiben dürfen. Vor der Einrichtung prüfen wir, welche Schnittstelle Ihr Kalender, Ihr Buchungssystem, Ihr CRM oder Ihre Branchensoftware bietet, richten sie ein und verifizieren sie. Trägt sie, schließt der Assistent den Vorgang direkt dort ab. Trägt sie einen Ablauf nicht, legen wir vorher gemeinsam fest, was stattdessen passiert — und sagen es Ihnen vor der Unterschrift, nicht danach.
Wo ein Ablauf direkt in Ihr System schreibt — Kalender, Buchungssystem, CRM oder Branchensoftware —, richten wir diese Anbindung für Ihr System ein und verifizieren sie vor dem Go-live. Eine Standardanbindung, die auf jede Software sofort passt, gibt es nicht: Wir prüfen Ihre vor dem Angebot und schreiben das Ergebnis hinein. Trägt sie einen Ablauf nicht, greift der Weg, den wir vorher gemeinsam festgelegt haben.
Demo-Termin anfragen- Nimmt Anrufe entgegen, wenn Ihr Team gebunden ist
- Bucht Termine im Gespräch – im Rahmen der Regeln, die Sie freigeben
- Verschiebt Termine und schließt Absagen ab; der Platz ist sofort wieder frei
- Beantwortet Ihre konfigurierten Fragen selbst, statt sie weiterzureichen
- Spricht auf Wunsch weitere Sprachen – und wechselt sie mitten im Gespräch
- Leitet dringende Anrufe sofort an einen Menschen weiter
- Erreichbar auch abends, am Wochenende und an Feiertagen
Ablauf
Was passiert, wenn ein Kunde anruft
Vier Schritte, von denen der dritte der entscheidende ist: Der Vorgang ist am Ende des Gesprächs erledigt, nicht notiert.
Anruf eingehend
Der Assistent nimmt ab, wenn Ihr Team gebunden ist – auch in Stoßzeiten, abends oder am Wochenende. Der Anrufer erfährt im ersten Satz, dass ein KI-System spricht.
Kein Besetztzeichen, keine WarteschleifeAnliegen im Gespräch klären
Der Anrufer formuliert frei, der Assistent fragt nach, wenn etwas fehlt — auch wenn jemand vom erwarteten Ablauf abweicht oder zwei Dinge auf einmal will.
Auf Ihren Betrieb konfiguriertVorgang abschließen
Der Assistent führt den freigegebenen Ablauf zu Ende: Termin gebucht, verschoben oder storniert, Frage beantwortet. Der Anrufer bekommt das Ergebnis noch im Gespräch bestätigt.
Bei eingerichteter SystemanbindungNur die Ausnahme geht weiter
Dringend, sensibel, strittig oder außerhalb Ihres Katalogs: Dann übernimmt ein Mensch — sofort weitergeleitet oder als vollständiger Eintrag mit Anliegen, Rückrufnummer und Grund der Übergabe.
Ausnahmeweg, nicht RegelfallDer Ausnahmeweg
Und wenn doch ein Mensch ran muss?
Nicht jeder Anruf ist Routine. Für alles, was Sie ausgenommen haben, was strittig ist oder was der Assistent nicht abschließen kann, ist der Übergang an einen Menschen der Teil, an dem solche Systeme sonst scheitern: Das Gespräch läuft gut, und am Ende steht doch wieder eine Sprachnachricht, die jemand abhören und abtippen muss.
Deshalb ist auch der Ausnahmeweg vorher festgelegt. Wo jemand erreichbar ist, wird sofort weitergeleitet. Sonst steht das Anliegen vollständig und lesbar da, wo Ihr Team ohnehin arbeitet — und niemand muss ein Gespräch rekonstruieren.
Was bei einer Übergabe ankommt
- Anliegen
- Name
- Rückrufnummer
- Worum es konkret geht
- Warum übergeben wurde
Strukturiert, nicht als Audiodatei — Gespräche werden nicht aufgezeichnet.
Nachgestelltes Beispiel, kein echter Anruf.
Anrufer
M. Berger
Dauer
2 Min 14 Sek
Anliegen
Erstberatung zur Automatisierung der Telefonie. Wunschtermin im Gespräch vergeben.
Termin gebucht
Di., 18. März · 10:30 Uhr · Beratungsgespräch
Offen für Ihr Team
Nichts. Der Vorgang ist im Gespräch abgeschlossen.
Bei eingerichteter und verifizierter Systemanbindung. Ohne Anbindung landet derselbe Vorgang als vollständiger Eintrag bei Ihrem Team.
Anliegen-Katalog
Was der Assistent übernimmt –
und was immer ein Mensch macht
Für jeden Anrufanlass legen Sie vor dem Start fest, was passiert. Diese Grenzen offen zu benennen, schafft mehr Vertrauen als jedes Leistungsversprechen.
Übernimmt der Assistent
- Termine im Gespräch buchen — im Rahmen der Regeln, die Sie freigegeben haben
- Termine verschieben und Absagen abschließen; der frei gewordene Platz ist sofort wieder vergeben
- Wiederkehrende Fragen beantworten: Öffnungszeiten, Anfahrt, Zuständigkeiten, benötigte Unterlagen
- Erstanfragen qualifizieren und, wo vorgesehen, direkt einen Gesprächstermin vergeben
- Auf Wunsch in weiteren Sprachen sprechen und die Sprache mitten im Gespräch wechseln
- Anrufer an die zuständige Person weiterleiten, wenn die Regel das vorsieht und dort jemand erreichbar ist
Geht immer an einen Menschen
- Dringende Anliegen: erkannt an den Signalwörtern, die Sie festlegen, und sofort weitergeleitet — ohne eigene Einschätzung durch das System
- Fachliche Entscheidungen, für die Ihr Urteil nötig ist
- Beschwerden und emotionale Gespräche
- Preis- und Vertragszusagen außerhalb dessen, was Sie freigegeben haben
- Anliegen, die außerhalb des freigegebenen Katalogs liegen oder die der Assistent nicht abschließen kann
- Anrufer, die ausdrücklich einen Menschen möchten, wo Ihre Regel das vorsieht
Was unser Empfang nicht macht
Ein Telefonassistent, der alles verspricht, hat entweder keine Grenzen definiert oder verschweigt sie. Unsere stehen hier.
- Kein Ersatz für Ihr Team. Routineabläufe schließt der Assistent ab; Entscheidungen außerhalb der freigegebenen Regeln, Ausnahmen und alles Strittige bleiben bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
- Keine fachliche Beratung und keine Bewertung von Dringlichkeit. Er erkennt die Signalwörter, die Sie festlegen, und leitet dann weiter — beurteilen tut er nicht.
- Er handelt nur innerhalb dessen, was Sie freigegeben haben. Welcher Anlass automatisch abgeschlossen wird und wo die Grenze liegt, entscheiden Sie im Anliegen-Katalog — nicht das System.
- Eine Standardanbindung, die auf jedes Praxisverwaltungssystem sofort passt, gibt es nicht — deshalb prüfen wir Ihr konkretes System vor dem Angebot: ob es eine geeignete Schnittstelle gibt, ob wir dafür Zugang oder eine Freigabe bekommen, welche Vorgänge sie zulässt und ob Dritte dafür Gebühren verlangen. Wo das trägt, übergeben wir Termine und Ergebnisse direkt in Ihr System. Wo es nicht trägt, steht das Ergebnis strukturiert im Cogniiq-Dashboard und wir legen den Übergabeweg vorher gemeinsam fest. Das Ergebnis der Prüfung steht im Angebot, mit allen dafür bekannten Kosten für den vereinbarten Umfang — auch denen einer Schnittstelle, die Dritte berechnen.
- Bestätigungen und Erinnerungen per SMS oder E-Mail gehören nicht zum Standardumfang. Sie lassen sich als Teil eines für Sie eingerichteten Ablaufs umsetzen — was dafür nötig ist und was es kostet, steht vor dem Vertragsschluss im Angebot.
- Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Wenn Sie später den genauen Wortlaut eines Anrufs brauchen, gibt es ihn nicht — Sie haben das strukturierte Ergebnis, nicht die Aufnahme.
- Der Assistent übernimmt nicht alle Anrufe. Was er vollständig abschließt, sind die Routineabläufe, die Sie freigegeben haben — nicht Ihre gesamte Telefonie. Wie groß dieser Anteil in Ihrem Betrieb ist, hängt an Ihren Anrufanlässen; wir nennen dafür keine Quote, die wir nicht gemessen haben.
Transparenz
Was das bei Ihrem Anrufaufkommen kostet — und ob es sich rechnet
Jeder Tarif enthält ein festes Minutenkontingent. Über dem Minutenkontingent kostet jede weitere Minute 0,39 €. Nach oben ist jeder Tarif auf seine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt: Basis auf 500 € im Monat, Praxis auf 800 €, MVZ auf 1.400 €. Eine Rückrufwelle oder eine Kampagne kann Ihre Telefonierechnung also bewegen, aber nicht sprengen.
Gedeckelt ist damit der Telefoniepreis — Grundpreis plus Mehrverbrauch. Zusatzsprachen, der Aufschlag für monatliche Kündbarkeit sowie individuell vereinbarte Integrations- oder Drittanbieterkosten weisen wir separat aus, soweit sie anfallen; ob sie in die Obergrenze fallen, legt Ihr Angebot fest. Die Telefonie-Obergrenze allein ist deshalb noch nicht Ihre Endsumme.
Und Sie bleiben nicht im falschen Tarif sitzen: Liegt Ihr Aufkommen dauerhaft höher, ordnen wir Sie dem Tarif zu, der für Ihren Bedarf am günstigsten ist und nicht dauerhaft an seiner Obergrenze läuft. Wer Monat für Monat den Zuschlag zahlt, zahlt zu viel — dann gehört er in den nächsten Tarif.
Rechnen Sie es selbst durch. Keine E-Mail, keine Anmeldung, kein Ergebnis, das erst nach einem Klick erscheint — und jede Position steht einzeln, auch die, die vor der technischen Prüfung noch nicht feststeht.
Ihr Anrufaufkommen
Startwerte sind frei gewählte Beispiele, keine Branchenstatistik. Tragen Sie ein, was auf Ihren Betrieb zutrifft.
Was das bei Ihnen kostet
Sofort, ohne E-Mail. Keine Kostenposition wird still weggelassen: Was noch nicht feststeht, steht als offen in der Liste — nicht als Null.
Anrufe × durchschnittliche Gesprächsdauer
Jede Minute über dem Kontingent: 0,39 €
Telefonie-Obergrenze dieses Tarifs: 500 €. Mehr als das kosten Grundpreis und Mehrverbrauch in keinem Monat — Zusatzsprachen und Anbindung stehen als eigene Positionen darunter.
Zur Hälfte bei Vertragsabschluss, zur Hälfte nach dem Go-live.
Wird vor Vertragsabschluss nach der technischen Prüfung ausgewiesen — einschließlich Gebühren, die Dritte für eine Schnittstelle verlangen. Wir setzen diese Position hier bewusst nicht auf null.
Die Laufzeit beträgt 12 Monate; wer monatlich kündbar bleiben möchte, zahlt 20 % Aufschlag. Wie sich dieser Aufschlag im Einzelnen bemisst, steht in Ihrem Angebot; diese Rechnung bildet ihn deshalb nicht ab, statt ihn zu raten. Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert.
Und was bringt es Ihnen?
Zwei Schritte, dann steht die vollständige Rechnung. Sie läuft ausschließlich mit Ihren Angaben — wir setzen weder einen Stundensatz noch einen Routineanteil, weder Personalkosten noch eine Abschlussquote oder einen Deckungsbeitrag für Sie ein. Felder, die Sie nicht wissen, lassen Sie leer; dann rechnen wir diesen Teil nicht.
Was passiert bei Ihnen mit der Besetzung?
Davon hängt ab, was wirtschaftlich überhaupt zählt. Beide Wege sind legitim; welcher zutrifft, wissen nur Sie. Wir rechnen immer nur einen von beiden — freigesetzte Zeit und wegfallende Personalkosten bewerten dieselbe Arbeitskapazität und dürfen nicht addiert werden.
Bruttolohn plus Arbeitgeberkosten der Person, die sonst ans Telefon geht.
Ihre Einschätzung Ihres Anrufmix — nicht unsere Erfolgsquote. Diese Routineabläufe wickelt der Cogniiq-Telefonassistent vollständig ab: annehmen, sprechen, buchen, verschieben, absagen, abschließen. Ausnahmen und bewusst menschlich gehaltene Fälle werden nach Ihren Regeln eskaliert.
Anrufe, die Sie heute nicht erreichen
Für viele Betriebe ist das der größere Posten — und deshalb steht er hier und nicht hinter einem Ausklapper. Wir nehmen ausdrücklich nicht an, dass jeder verpasste Anruf ein verlorener Auftrag war: Sie geben an, wie viel davon realistisch übrig bleibt.
Ihre Schätzung. Wir setzen hier keine Verpasstquote ein. Tragen Sie 0 ein, wenn Sie keine verpassen — das ist eine vollständige Angabe, kein leeres Feld.
Wirtschaftlichkeit noch nicht vollständig berechnet
Ihre bisherige Rechnung berücksichtigt noch nicht alle wirtschaftlichen Effekte. Ergänzen Sie die unten genannten Angaben, damit wir den vollständigen Vergleich berechnen können. Bis dahin zeigen wir kein Gesamtergebnis — weder ein gutes noch ein schlechtes.
Es fehlen noch 3 Angaben: Vollkosten einer Arbeitsstunde, Anteil Ihrer Routineabläufe, heute nicht bearbeitete relevante Anrufe.
Was diese Rechnung bewusst nicht enthält
- Wachstum und Saison. Gerechnet wird ein Durchschnittsmonat. Wer im Sommer das Dreifache telefoniert, verschiebt Tarif und Nutzen — beides.
- Mehrere Standorte. Abgerechnet wird je Betrieb. Für mehrere Standorte rechnen wir im Erstgespräch, statt hier zu multiplizieren.
- Ein alternatives Personalszenario. Was eine zusätzliche Kraft am Empfang kosten würde, hängt an Ihrem Arbeitsmarkt. Diesen Vergleich stellen wir nicht an Ihrer Stelle an.
- Nacharbeit nach dem Gespräch. Die Telefonzeit oben ist die Gesprächszeit. Notieren, Eintragen und Weiterleiten kommen in vielen Betrieben dazu — bei konfigurierten Routineabläufen entfallen sie, hier sind sie trotzdem nicht eingerechnet.
- Kosten einer Systemanbindung. Einschließlich der Gebühren, die Dritte für eine Schnittstelle verlangen. Sie stehen erst nach der technischen Prüfung fest und erscheinen deshalb als offene Position, nicht als null.
Keine Erfolgsprognose. Die Berechnung basiert auf Ihren Angaben und zeigt ein Szenario. Sie enthält keine Zusage über Einsparungen, Abschlüsse oder eine Übernahmequote. Bei eingerichteter und verifizierter Systemanbindung gilt für alle Abläufe, die in Ihr System schreiben.
Alle Zahlen werden in Ihrem Browser gerechnet. Ihre Eingaben werden nicht gespeichert, nicht übertragen und nicht an Analysedienste gemeldet.
Mehrsprachig
Wenn nicht jeder Anrufer Deutsch spricht
Für Betriebe mit internationalen Kunden, Lieferanten oder Gästen ist das oft der Punkt, an dem ein Anruf heute abbricht: Niemand im Team kann gerade in der passenden Sprache antworten, und der Anrufer legt auf. Der Assistent nimmt das Gespräch in der Sprache an, in der es geführt wird, und wechselt sie mitten im Gespräch, wenn der Anrufer wechselt.
Deutsch ist enthalten und kostet nichts extra. Eine weitere Sprache kostet 79 € im Monat. Ab zwei zusätzlichen Sprachen gilt ein Paketpreis, dessen genaue Staffelung wir Ihnen im schriftlichen Angebot nennen — wir setzen hier keinen Betrag ein, den wir nicht für jede Konstellation belegen können. Der Assistent kann die Sprache mitten im Gespräch wechseln.
Auswahlhilfe
Sechs Fragen, an denen sich ein
KI-Telefonassistent entscheidet
Fast jeder Anbieter verspricht dasselbe. Diese sechs Fragen trennen das Versprechen von der Umsetzung — stellen Sie sie jedem Anbieter, uns eingeschlossen. Unsere Antworten stehen daneben.
Erledigt das System den Anruf — oder erzeugt es eine neue Aufgabe?
Das ist der Punkt, an dem die meisten Einführungen scheitern. Das Gespräch läuft gut, das Ergebnis landet in einer E-Mail, und jemand tippt es von Hand ab. Die Arbeit ist dann nicht verschwunden, sie ist nur umgezogen — und der Betrieb schaltet das System nach ein paar Wochen wieder ab.
Unsere Antwort
Für die Abläufe, die Sie freigeben, ist der Anruf mit dem Auflegen erledigt: Termin gebucht, verschoben oder storniert, Frage beantwortet. Nur Ausnahmen und alles, was Sie ausgenommen haben, gehen an einen Menschen — dann vollständig und lesbar, nicht als Sprachnachricht.
Ist die Anbindung an mein System geprüft — oder nur behauptet?
„Bucht Termine automatisch in Ihren Kalender“ steht auf fast jeder Anbieterseite. Buchen können die meisten; die Frage ist, ob es in IHREM System landet. Das hängt an dessen Schnittstelle, an Zugängen, an Freigaben und manchmal an Gebühren Dritter. Eine Zusage vor der Prüfung ist keine Zusage.
Unsere Antwort
Wo ein Ablauf direkt in Ihr System schreibt — Kalender, Buchungssystem, CRM oder Branchensoftware —, richten wir diese Anbindung für Ihr System ein und verifizieren sie vor dem Go-live. Eine Standardanbindung, die auf jede Software sofort passt, gibt es nicht: Wir prüfen Ihre vor dem Angebot und schreiben das Ergebnis hinein. Trägt sie einen Ablauf nicht, greift der Weg, den wir vorher gemeinsam festgelegt haben. Wir sagen Ihnen also vor der Unterschrift, welche Abläufe bei Ihnen automatisch durchlaufen und welche nicht.
Wie sauber ist der Weg zum Menschen, wenn er gebraucht wird?
Ein System ohne sauberen Übergang zum Menschen erzeugt genau die Anrufe, die Sie vermeiden wollten — verärgerte Rückrufe. Fragen Sie nach, woran ein Anbieter Dringlichkeit erkennt und was danach passiert.
Unsere Antwort
Dringende Anliegen und alles, was Sie als Chefsache markieren, gehen sofort an einen Menschen. Wer lieber mit einer Person spricht, wird auf Wunsch jederzeit weitergeleitet. Der Assistent versucht nicht, Fälle zu lösen, die in menschliche Hände gehören.
Was steht am Monatsende auf der Rechnung?
Minutenpreise ohne Obergrenze verschieben das Mengenrisiko auf Sie. Ein einzelner Ausnahmemonat — Rückrufwelle, Störung, Kampagne — kann eine Abrechnung sprengen, die im Normalbetrieb unauffällig war.
Unsere Antwort
Jeder Tarif enthält ein festes Minutenkontingent und ist nach oben auf eine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt. Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert. Die Zahlen stehen vollständig auf der Kostenseite, nicht erst im Gespräch.
Was passiert mit dem, was Anrufer sagen?
Vier Fragen entscheiden, und Sie sollten sie jedem Anbieter stellen: Wird das Gespräch aufgezeichnet und wie lange gespeichert? Werden Ihre Daten zum Training von Modellen verwendet? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO? Und erfährt der Anrufer, dass er mit einem KI-System spricht?
Unsere Antwort
Gespräche werden nicht aufgezeichnet — gespeichert wird ausschließlich das strukturierte Ergebnis: Anliegen, Name, Rückrufnummer, Terminwunsch. Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir jedem Kunden bereit. Der Assistent gibt sich zu Beginn jedes Anrufs als KI-System zu erkennen; abschalten lässt sich das nicht.
Wer ändert die Ansage, wenn sich nächste Woche etwas ändert?
Viele Systeme werden einmal eingerichtet und dann sich selbst überlassen. Ändern sich Öffnungszeiten oder Abläufe, veraltet die Konfiguration — und niemand fühlt sich zuständig.
Unsere Antwort
Öffnungszeiten, Urlaubsansagen und aktuelle Hinweise ändern Sie selbst im Kundendashboard. Kleinere Änderungen an Ansagen und Regeln reichen Sie über das Kundendashboard oder per E-Mail ein; umgesetzt sind sie innerhalb von 3 Tagen. Für Änderungen an Gesprächslogik und Regeln haben Sie einen festen Ansprechpartner, kein Ticketsystem.
Implementierung
So wird Ihr Empfang
am Telefon gebaut.
Individuell heißt bei uns nicht Adjektiv, sondern Ablauf: Sie beschreiben Ihre Anrufe, wir bauen daraus Regeln, Ansagen und die Übergabe. Vor dem Start hören Sie das Ergebnis selbst.
Spätestens zwei Wochen nach dem Start ist Ihr KI-Empfang vollständig eingerichtet und bereit für Ihre Freigabe. Halten wir diesen Termin nicht ein, entfällt die zweite Hälfte der Einrichtungsgebühr. Nach der Übergabe testen Sie den Empfang in Ruhe. Live geschaltet wird erst nach Ihrer Freigabe.
Was auf Ihrer Seite dazugehört — welche Anrufanlässe überhaupt in Frage kommen, was vor dem Go-live geprüft gehört und wer freigibt — steht im Leitfaden zur Einführung eines KI-Telefonassistenten.
- 1
Erstgespräch
Wir gehen Ihre typischen Anrufe durch: Welche Anliegen kommen täglich, welche zu Stoßzeiten, was darf der Assistent erledigen, was gehört immer in menschliche Hände. Dazu eine kurze Demo mit konkreten Beispielen.
- 2
Angebot und Unterschrift
Sie erhalten ein individuell erstelltes Angebot per E-Mail. Unterschrieben wird online per E-Signatur — ohne App, ohne Zusatzsoftware, am Handy mit dem Finger.
- 3
Ihre Vorgaben
Im Kundendashboard führen wir Sie durch die Einstellungen: Stimme, Begrüßungssatz, Anliegen, Regeln, Weiterleitungen. Notfall-Hinweise führen immer und ohne Umweg zu einem Menschen oder zur Notrufansage.
- 4
Aufbau
Ihr Assistent wird auf Basis dieser Angaben gebaut — nicht aus einer Vorlage kopiert und nicht aus einer Liste ausgewählt.
- 5
Übergabe, Testphase und Go-live
Spätestens zwei Wochen nach dem Start übergeben wir Ihnen den fertig eingerichteten Empfang. Zwei Tage testen wir gemeinsam; live geht der Assistent erst nach Ihrer Freigabe.
Wer sich kümmert, wenn Sie etwas ändern wollen
Sie sprechen mit einer Person, nicht mit einem Ticketsystem und nicht mit einem wechselnden Support-Team.
Lazar Popovic
Gründer und Leiter
- Erreichbar
- täglich 6–20 Uhr
- Antwort
- spätestens innerhalb von 24 Stunden
- Änderungen an Ansagen und Regeln
- eingereicht über das Kundendashboard oder per E-Mail, umgesetzt innerhalb von 3 Tagen
Wie Sie wieder herauskommen
- Laufzeit
- Die Laufzeit beträgt 12 Monate; wer monatlich kündbar bleiben möchte, zahlt 20 % Aufschlag.
- Kündigung
- Gekündigt wird mit einem Klick im Kundendashboard, zum Laufzeitende. Kein Anruf, keine E-Mail, keine Fristfalle.
- Preisgarantie
- Der Preis ist für 24 Monate schriftlich garantiert.
- Testphase
- 2 Tage, nach Vertragsabschluss und Zahlung der ersten Hälfte. Live geschaltet wird erst nach Ihrer Freigabe
Die Testphase ist kein kostenloser Test. Sie ist der Punkt, an dem Sie ein Vetorecht haben: Ohne Ihre Freigabe geht der Empfang nicht live. Die Zwei-Wochen-Frist deckt unsere Arbeit bis zur Übergabe an Sie ab — was danach geschieht, bestimmen Sie. Wie lange Sie prüfen, entscheiden Sie. Ihre Prüfzeit zählt weder als Verzögerung auf unserer Seite noch als Versäumnis auf Ihrer.
Ehrliche Beratung
Wann wir nicht die richtige Lösung sind
Ein Erstgespräch lohnt sich nicht für jeden Betrieb. In diesen Konstellationen raten wir ab:
- Sie brauchen die Zusage, dass der Assistent in Ihre Branchensoftware schreibt, schon bevor wir Ihr System gesehen haben. Buchen, Verschieben und Stornieren kann er; ob das direkt in Ihrem System landet, hängt an dessen Schnittstelle. Das prüfen wir vor dem Angebot und schreiben das Ergebnis hinein — eine Zusage ins Blaue bekommen Sie von uns nicht.
- Sie erwarten, dass die Telefonie vollständig ohne Ihr Team läuft. Routineabläufe schließt der Assistent ab, aber Ausnahmen, Beschwerden und fachliche Entscheidungen bleiben bei Menschen — wer null Telefonbeteiligung erwartet, wird enttäuscht.
- Ihr Anrufaufkommen ist gering und Ihr Team gut erreichbar. Dann löst der Assistent kein Problem, das Sie haben — und ein System ohne Problem ist nur ein Kostenpunkt.
- Sie möchten, dass Anrufer nicht erfahren, dass ein KI-System spricht. Diese Transparenz ist für uns nicht verhandelbar — rechtlich wie inhaltlich.
Was Ihr Datenschutzbeauftragter wissen will
- Gespräche werden nicht aufgezeichnet — gespeichert wird ausschließlich das strukturierte Ergebnis: Anliegen, Name, Rückrufnummer, Terminwunsch.
- Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
- Der Assistent gibt sich zu Beginn jedes Anrufs als KI-System zu erkennen (Art. 50 KI-Verordnung). Ihre Anruferinnen und Anrufer wissen von der ersten Sekunde an, mit wem sie sprechen — abschalten lässt sich das nicht.
- Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir jedem Kunden bereit
- Welche Unterlagen Ihr Datenschutzbeauftragter für seine Bewertung braucht, liefern wir zu — die Bewertung selbst nehmen wir ihm nicht ab
Anwendungsbereiche
Eingesetzt in Branchen mit
hohem Telefonaufkommen
Welche Anlässe der Assistent bei Ihnen abschließt, legen Sie im Anliegen-Katalog fest. Abläufe, die in Ihren Kalender oder Ihre Branchensoftware schreiben, setzen die eingerichtete und verifizierte Anbindung voraus.
Handwerk & Bau
Qualifiziert die Anfrage, beantwortet Standardfragen und vergibt den Montagetermin im vereinbarten Rahmen. Störungen und Notfälle gehen sofort an Sie.
Kanzleien & Dienstleister
Beantwortet Routinefragen, qualifiziert Erstanfragen und vergibt Besprechungstermine nach Ihren Regeln. Mandatsfragen bleiben beim Menschen.
Immobilien & Hausverwaltung
Vergibt Besichtigungstermine aus den Slots, die Sie freigeben, und nimmt Schadensmeldungen vollständig auf — auch außerhalb der Bürozeiten.
Gastronomie & Hotellerie
Beantwortet wiederkehrende Fragen und wickelt Reservierungen samt Änderung und Absage ab, während der Service läuft. Sonderwünsche gehen an Sie.
Praxen & Gesundheit
Bucht, verschiebt und storniert Termine nach Ihren Regeln und entlastet die Anmeldung zu Stoßzeiten. Medizinische Fragen und Notfälle nie — die gehen immer an Menschen.
Agenturen & Beratung
Qualifiziert Erstanfragen und vergibt Erstgespräche direkt im Anruf, statt einen Rückruf zu versprechen.
FAQ
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Gehen wir Ihre Anrufe
gemeinsam durch.
In einer kurzen Demo hören Sie, wie der Assistent ein Gespräch führt und einen Termin abschließt. Danach gehen wir Ihre Anrufanlässe durch und sagen Ihnen, welche davon bei Ihnen automatisch durchlaufen würden — und welche nicht. Entscheiden Sie in Ruhe.
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