KI Telefonassistent für Arztpraxen
Montagmorgen, kurz nach acht: Am Tresen steht eine Patientin, dahinter wartet die nächste, und das Telefon klingelt ohne Pause. Ihre MFA entscheidet im Sekundentakt, wer warten muss – und jemand verliert immer. Der KI Telefonassistent nimmt in solchen Momenten die Anrufe an, die sonst ins Leere laufen. Er erfasst das Anliegen strukturiert – mit Ihrer Stimmauswahl, Ihrem Begrüßungssatz und Ihren Regeln.
Das Problem
Typische Herausforderungen in der Branche
Was Betriebe in diesem Bereich täglich Umsatz und Zeit kostet – und warum gezielt eingesetzte Digitallösungen entscheidend sind.
Die Montagsflut trifft die Anmeldung mit voller Wucht
Nach dem Wochenende kommen Terminwünsche, Rezeptbestellungen und Rückrufbitten gebündelt. Ihre MFA springt zwischen Tresen, Telefon und Behandlungszimmer hin und her – und wer nicht durchkommt, versucht es oft bei der nächsten Praxis.
Ständige Unterbrechungen erzeugen Fehler unter Druck
Wer im Minutentakt unterbrochen wird, verhört Namen, notiert Nummern falsch und vergisst Rückrufe – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil niemand drei Dinge gleichzeitig fehlerfrei erledigt.
Das Beschwerdegespräch dauert länger als das Anliegen
Wer dreimal in der Warteschleife hing, beginnt das Gespräch mit seinem Ärger. Ihre MFA verbringt dann mehr Zeit mit Beschwichtigen als mit dem eigentlichen Terminwunsch.
Außerhalb der Sprechzeiten ist niemand erreichbar
39 % der Versicherten bewerten die Erreichbarkeit von Praxen außerhalb der Öffnungszeiten als schwierig (GKV-Spitzenverband, Versichertenbefragung 2025). Wer abends absagen oder einen Termin anfragen will, landet auf der Mailbox – und die hört selten jemand vollständig ab.
Stornierungen kommen nicht an – Termine verfallen ungenutzt
Patienten, die telefonisch nicht absagen können, erscheinen als Ausfall im Kalender. Der Termin hätte neu vergeben werden können – wenn die Absage rechtzeitig jemanden erreicht hätte.
Unerreichbarkeit landet in den Online-Bewertungen
Über die medizinische Qualität schreiben zufriedene Patienten selten – über besetzte Leitungen und Warteschleifen umso häufiger. Die Erreichbarkeit am Telefon prägt den öffentlichen Eindruck Ihrer Praxis mit.
Was Ihre Patientinnen und Patienten gerade erleben
Aus Sicht Ihrer Patienten sieht ein überlasteter Montag so aus: immer besetzt, niemand geht ans Telefon, beim dritten Versuch die Warteschleife. Wer absagen wollte, kommt nicht durch – und sorgt sich, den Termin trotzdem in Rechnung gestellt zu bekommen. Manche schließen daraus, die Praxis sei absichtlich nicht erreichbar. Und ein Teil ruft gar nicht erst an, weil ihm Telefonieren schwerfällt.
Was Unerreichbarkeit Ihre Praxis kostetWarum bisherige Versuche gescheitert sind
Viele Betriebe haben Telefonassistenten bereits ausprobiert — und wieder abgeschafft. Selten lag es daran, dass die Technik den Anrufer nicht verstanden hätte. Gescheitert ist fast immer, was nach dem Gespräch passiert.
Das Ergebnis kam nicht im System an
Der übliche Weg: Das Gespräch endet in einer E-Mail oder einer Sprachnachricht, und jemand tippt alles von Hand ab. Die Arbeit ist dann nicht verschwunden, sie ist nur umgezogen. Deshalb prüfen wir vor der Einrichtung, welche Schnittstelle Ihr System bietet, und sagen Ihnen vorher, was möglich ist und was nicht.
Die Stimme klang nach Maschine
Starre Menüs und synthetische Ansagen führen dazu, dass Anrufer auflegen oder sich beschweren. Wir stimmen Stimme, Begrüßung und Formulierungen auf Ihre Praxis ab und testen vor dem Start zwei Tage lang mit echten Szenarien — live geht der Assistent erst, wenn Sie zufrieden sind.
Niemand hat das System an den Betrieb angepasst
Viele Systeme am Markt werden einmal eingerichtet und dann sich selbst überlassen. Ändern sich Sprechzeiten oder Abläufe, veraltet die Konfiguration. Bei uns ist das anders: Kleinere Änderungen an Ansagen und Regeln reichen Sie über das Kundendashboard oder per E-Mail ein; umgesetzt sind sie innerhalb von 3 Tagen. Von einem festen Ansprechpartner, nicht von einem Ticketsystem.
Was wir konkret anders machen
- Für Ihre Praxis konfiguriert, nicht von der Stange
- Klingt wie Ihr Empfang, nicht wie ein Automat
- Die Übergabe klären wir vor der Unterschrift
- Ein Kontingent, ein Preis, eine Obergrenze
Die Lösung
Gebaut für Ihre Anmeldung – nicht als Ersatz, sondern als Entlastung
Der Assistent übernimmt die Anrufe, die Ihr Team gerade nicht annehmen kann: Terminwünsche, Stornierungen, Rezeptbestellungen, wiederkehrende Fragen. Medizinische Auskünfte gibt er grundsätzlich nicht; Notfall-Hinweise leitet er sofort an einen Menschen oder zur Notrufansage weiter. Jedes Gespräch endet als strukturierter Eintrag bei Ihrem Team – nicht als Zettel und nicht als Mailbox-Nachricht.
Lösung anfragenKostenlos · Unverbindlich · Ca. 15 Minuten
Ablauf
So läuft ein Patientenanruf ab
Patient ruft an
Der Assistent nimmt ab, wenn die Anmeldung gebunden ist – ohne Besetztzeichen, ohne Warteschleife. Der Anrufer erfährt zu Beginn, dass ein Sprachassistent ihn betreut, und kann jederzeit einen Menschen verlangen.
Anliegen erkennen und bearbeiten
Terminwunsch, Stornierung, Rezeptbestellung oder Frage zu Sprechzeiten: Der Assistent bearbeitet, was Sie im Anliegen-Katalog freigegeben haben. Alles andere – und jeder Notfall-Hinweis – geht sofort an einen Menschen.
Übergabe an Ihr Team
Das Anliegen steht als strukturierter Eintrag im Dashboard – mit Anliegen, Name, Rückrufnummer und Terminwunsch. Ihre MFA arbeitet die Liste ab, wenn es in den Ablauf passt, und überträgt das Ergebnis ins Praxissystem, solange dafür keine Schnittstelle möglich ist.
Und wer tippt das dann bei Ihnen ein?
Der übliche Weg sieht so aus: Der Assistent nimmt den Anruf an, und Ihre MFA überträgt das Ergebnis anschließend von Hand ins Praxissystem. Das ist der Grund, warum viele Praxen solche Systeme nach wenigen Wochen wieder abschalten — die Arbeit ist nicht verschwunden, sie ist nur umgezogen.
Wir prüfen vor der Einrichtung, welche Schnittstelle Ihr System bietet, und bauen die Übergabe darauf auf. Wo eine Anbindung technisch möglich ist, landet das Anliegen direkt dort, wo Sie ohnehin arbeiten. Wo sie nicht möglich ist, sagen wir Ihnen das vorher — und nicht nach der Unterschrift.
Was nach jedem Anruf im Dashboard steht
- Anliegen
- Name
- Rückrufnummer
- Terminwunsch
Strukturiert, nicht als Audiodatei — Gespräche werden nicht aufgezeichnet.
Was der Empfang übernimmt
- Terminwünsche aufnehmen und nach Ihren Regeln vergeben oder zur Bestätigung vorlegen
- Terminstornierungen und Verschiebungen entgegennehmen — frei werdende Termine sind sofort sichtbar
- Rezept- und Überweisungswünsche strukturiert erfassen, zur Bearbeitung durch Ihr Team
Klare Grenzen
Was unser Empfang nicht macht
Ein Telefonassistent, der alles verspricht, hat entweder keine Grenzen definiert oder verschweigt sie. Unsere stehen hier.
- Keine medizinische Einschätzung, keine Triage, keine Beratung. Der Assistent beurteilt niemals, wie dringend ein gesundheitliches Anliegen ist – zu keinem Zeitpunkt, in keiner Konfiguration.
- Kein Ersatz für Ihr Team. Der Assistent nimmt Anrufe an, die sonst verloren gingen – die Entscheidungen über Termine, Rückmeldungen und Ausnahmen bleiben bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
- Notfälle werden erkannt und sofort weitergeleitet – an Ihr Team, den Bereitschaftsdienst oder mit der klaren Ansage, den Notruf 112 zu wählen. Eine Bewertung des Notfalls findet nicht statt.
- Beschwerden, emotionale Gespräche und alles, was Sie im Anliegen-Katalog als Chefsache markieren, landen immer bei einem Menschen.
- Eine Standardanbindung, die auf jedes Praxisverwaltungssystem sofort passt, gibt es nicht — deshalb prüfen wir Ihr konkretes System vor dem Angebot: ob es eine geeignete Schnittstelle gibt, ob wir dafür Zugang oder eine Freigabe bekommen, welche Vorgänge sie zulässt und ob Dritte dafür Gebühren verlangen. Wo das trägt, übergeben wir Termine und Ergebnisse direkt in Ihr System. Wo es nicht trägt, steht das Ergebnis strukturiert im Cogniiq-Dashboard und wir legen den Übergabeweg vorher gemeinsam fest. Das Ergebnis der Prüfung steht im Angebot, mit allen dafür bekannten Kosten für den vereinbarten Umfang — auch die einer Schnittstelle, die Dritte berechnen.
- Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Wenn Sie später den genauen Wortlaut eines Anrufs brauchen, gibt es ihn nicht – Sie haben das strukturierte Ergebnis, nicht die Aufnahme.
- Der Assistent übernimmt nicht alle Anrufe. Realistisch ist Entlastung zu Stoßzeiten und außerhalb der Öffnungszeiten – nicht die vollständige Übernahme Ihrer Telefonie.
Was sich für Ihr Team am ersten Tag ändert
Das Telefon klingelt nicht mehr in dem Moment, in dem eine Patientin am Tresen steht. Wiederkehrende Anliegen — Terminwunsch, Stornierung, Rezeptbestellung — kommen als strukturierte Einträge an, nicht als Klingeln zwischen zwei Handgriffen. Ihr Team entscheidet weiterhin über jeden Termin und jede Rückmeldung; es wird nur seltener dabei unterbrochen.
Was sich für Ihr Team konkret ändertEinrichtung Ihres Empfangs
Die Einrichtung ist kein Gebührenposten, sondern ein Projekt mit acht Schritten. Sie zahlen die Hälfte bei Vertragsabschluss und die zweite Hälfte nach dem Go-live.
- Erstgespräch
- Angebot
- Unterschrift
- Rechnung und Zugang
- Ihre Vorgaben
- Aufbau
- Übergabe zur Freigabe
- Testphase und Go-live
Wer sich kümmert, wenn Sie etwas ändern wollen
Sie sprechen mit einer Person, nicht mit einem Ticketsystem und nicht mit einem wechselnden Support-Team.
Lazar Popovic · Gründer und Leiter
- Erreichbar
- täglich 6–20 Uhr
- Antwort
- spätestens innerhalb von 24 Stunden
- Änderungen an Ansagen und Regeln
- eingereicht über das Kundendashboard oder per E-Mail, umgesetzt innerhalb von 3 Tagen
Ein Kontingent, ein Preis, eine Obergrenze
Über dem Minutenkontingent kostet jede weitere Minute 0,39 €. Nach oben ist jeder Tarif auf seine ausgewiesene Obergrenze gedeckelt: Basis auf 500 € im Monat, Praxis auf 800 €, MVZ auf 1.400 €.
Alle Tarife, Kontingente und ObergrenzenWie Sie wieder herauskommen
- Laufzeit
- Die Laufzeit beträgt 12 Monate; wer monatlich kündbar bleiben möchte, zahlt 20 % Aufschlag.
- Kündigung
- Gekündigt wird mit einem Klick im Kundendashboard, zum Laufzeitende. Kein Anruf, keine E-Mail, keine Fristfalle.
Wann wir nicht die richtige Lösung sind
Ein Erstgespräch lohnt sich nicht für jeden Betrieb. In diesen Konstellationen raten wir ab:
- Sie brauchen die Zusage, dass Termine automatisch in Ihrem Praxisverwaltungssystem stehen, schon bevor Ihr System geprüft ist. Ob das geht, hängt an Ihrer Software: Wir prüfen vor dem Angebot, ob eine geeignete Schnittstelle existiert, ob wir Zugang erhalten und was sie zulässt. Fällt die Prüfung negativ aus, sagen wir das vor der Unterschrift — eine Zusage vorab bekommen Sie von uns nicht.
- Sie erwarten, dass die Telefonie vollständig ohne Ihr Team läuft. Der Assistent entlastet – er ersetzt keine Anmeldung und keine fachliche Entscheidung.
- Ihr Anrufaufkommen ist sehr gering und Ihr Team gut erreichbar. Dann löst der Assistent kein Problem, das Sie haben – und ein System ohne Problem ist nur ein Kostenpunkt.
- Sie möchten, dass Anrufer nicht erfahren, dass ein KI-System spricht. Diese Transparenz ist für uns nicht verhandelbar – rechtlich wie inhaltlich.
Datenschutz in drei Punkten
- Gespräche werden nicht aufgezeichnet — gespeichert wird ausschließlich das strukturierte Ergebnis: Anliegen, Name, Rückrufnummer, Terminwunsch.
- Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
- Der Assistent gibt sich zu Beginn jedes Anrufs als KI-System zu erkennen (Art. 50 KI-Verordnung). Ihre Patientinnen und Patienten wissen von der ersten Sekunde an, mit wem sie sprechen — abschalten lässt sich das nicht.
Passend für Ihren Betrieb?
Im kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wie die Lösung konkret in Ihrer Branche funktioniert – ohne Verpflichtung, ca. 15 Minuten.
Kostenlos · Unverbindlich · Keine Vorkenntnisse nötig
Verfügbarkeit
Verfügbar in ganz Deutschland
Cogniiq betreut Projekte vollständig remote – Schwerpunkt Bayern.
FAQ
Häufige Fragen
Nächster Schritt: Kostenlose Beratung
Im Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wie die Lösung konkret in Ihrem Betrieb funktioniert – spezifisch, realistisch, ohne Verpflichtung.
Cogniiq · info@cogniiq.de · 0160 1832917