Kann der Assistent in unser Hotelverwaltungssystem integriert werden?

Welche Schnittstelle Ihr PMS oder Channel-Manager bietet, prüfen wir vor dem Angebot; das Ergebnis steht darin, auch wenn es negativ ausfällt. Eine Liste unterstützter Systeme führen wir nicht — sie wäre heute entweder leer oder unehrlich. Ein Wechsel Ihres Systems ist keine Voraussetzung.

Wie hilft der Assistent dabei, Portalprovision einzusparen?

Eine Buchung, die ein Gast abends telefonisch direkt beim Hotel platziert statt über ein Portal, spart die Provision dieser Buchung. Wie stark sich das summiert, hängt von Ihrer Direktquote ab – wir rechnen im Erstgespräch mit Ihren eigenen Zahlen, nicht mit Musterwerten.

Was passiert bei komplexen Gruppenanfragen?

Gruppen- und Veranstaltungsanfragen sind bewusst KEIN Routineablauf: Zimmerkontingente, Raten und Veranstaltungsräume sind Verhandlungssache. Der Assistent klärt im Gespräch, was sich klären lässt – Zimmerzahl, An- und Abreise, Sonderwünsche, Raumbedarf – und gibt den Vorgang mit Gesprächsprotokoll an den zuständigen Mitarbeiter. Das ist eine Eskalation nach Ihren Regeln, nicht der Normalweg einer Einzelbuchung: Die wickelt der Assistent ab.

Kann der Assistent Late Check-out, Frühstück und weitere Extras verkaufen?

Ja. Der Assistent kann konfiguriert werden, um Zusatzleistungen aktiv anzubieten – Late Check-out, Frühstück, Parkplatz, Spa-Buchungen. Diese Upsell-Logik wird individuell für Ihr Haus eingestellt.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Das hängt vom Umfang ab. Komplexe PMS-Anbindungen oder mehrsprachige Konfigurationen dauern länger. Der Hotelbetrieb wird dabei nicht unterbrochen.

Hotellerie · Rezeption auch nachts · Direktbuchungen stärken

KI Telefonassistent für Hotels & Pensionen

Reisende buchen spät abends – um 22 Uhr, nach dem Feierabend, wenn die Rezeption längst geschlossen ist. Wer in diesem Moment nicht erreichbar ist, verliert die Direktbuchung häufig an ein Buchungsportal – inklusive der fälligen Provision. Der KI Telefonassistent führt das Buchungsgespräch auch außerhalb der Rezeptionszeiten: Er erklärt Zimmertypen, klärt Termin, Personenzahl und Sonderwünsche und wickelt den freigegebenen Buchungsablauf ab. In Ihr PMS eingetragen wird die Buchung, sobald dessen Schnittstelle eingerichtet und verifiziert ist — wir prüfen sie vor dem Angebot. Gruppen- und Veranstaltungsanfragen gehen bewusst an Ihr Haus: Dort entscheidet ein Mensch.

Kostenloses Erstgespräch KI Telefonassistent

Keine Gesprächsaufzeichnung

Einrichtung in wenigen Tagen

Individuelle Konfiguration

Cogniiq · KI Telefonassistent

Erreichbar auch nachts und am Wochenende – Buchungsanfragen werden angenommen statt verpasst

Direktbuchung statt Portalprovision – der Unterschied bleibt im Haus

Freigegebene Buchungsabläufe im Gespräch abgeschlossen — eingetragen in Ihrem PMS, wo dessen geprüfte Schnittstelle das trägt

Ohne tragfähige Schnittstelle: vollständiger Vorgang für die Rezeption, als vereinbarter Rückfallweg

Mehrsprachig möglich: üblicherweise Deutsch und Englisch, weitere Sprachen auf Anfrage

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO · keine Gesprächsaufzeichnung

Deutschland · RemoteAVV nach Art. 28 DSGVOEinrichtung in TagenIndividuelle KonfigurationKeine IT-Vorkenntnisse nötig

Das Problem

Typische Herausforderungen in der Branche

Was Betriebe in diesem Bereich täglich Umsatz und Zeit kostet – und warum gezielt eingesetzte Digitallösungen entscheidend sind.

Buchungsanfragen nachts und am Wochenende gehen verloren

Die Buchungsentscheidung fällt selten zwischen 9 und 17 Uhr. Reisende entscheiden sich abends, nach dem Urlaubs-Browsing. Wer da nicht telefonisch erreichbar ist, verliert die Direktbuchung an ein OTA.

Jede Portalbuchung kostet Provision

Buchungsportale nehmen einen spürbaren Anteil vom Zimmerpreis. Eine direkt beim Haus gebuchte Nacht behält diese Provision im Haus – über ein Jahr summiert sich der Unterschied deutlich.

Rezeptionsteam kann Telefon und Check-in nicht gleichzeitig managen

Stoßzeiten beim Check-in oder Check-out sind für kleine Teams kaum parallel beherrschbar. Gäste warten am Tresen, während das Telefon klingelt. Beides leidet.

Immer dieselben Fragen – immer dieselbe Zeit

Frühstückszeiten, Parkplatz, Late Check-out, Haustierregeln – diese Informationen fragen Gäste täglich an. Der Assistent beantwortet sie konsistent, ohne das Rezeptionsteam zu unterbrechen.

Gruppenanfragen und Events werden unstrukturiert bearbeitet

Hochzeitsgruppen, Tagungsanfragen oder Schulklassen – solche Anfragen erfordern Koordination. Ohne strukturierten Eingang gehen Details verloren oder landen im falschen Postfach.

Internationale Gäste scheitern am Sprachproblem

Nicht jeder Rezeptionist spricht flüssig Englisch unter Druck. Reisende, die Unsicherheit am Telefon spüren, buchen lieber ein Hotel, das klarer kommuniziert.

Die Lösung

Erreichbar bleiben, wenn die Rezeption geschlossen oder gebunden ist

Der KI Telefonassistent übernimmt telefonische Buchungsanfragen, Verfügbarkeitsfragen und Gästeanfragen auch außerhalb der Rezeptionszeiten. Direktbuchungen, die sonst am geschlossenen Telefon scheitern, kommen an. Das Rezeptionsteam konzentriert sich auf den persönlichen Service – beim Check-in und im Gespräch vor Ort.

Lösung anfragen

Kostenlos · Unverbindlich · Ca. 15 Minuten

Erreichbar auch nachts und am Wochenende – Buchungsanfragen werden angenommen statt verpasst

Direktbuchung statt Portalprovision – der Unterschied bleibt im Haus

Freigegebene Buchungsabläufe im Gespräch abgeschlossen — eingetragen in Ihrem PMS, wo dessen geprüfte Schnittstelle das trägt

Ohne tragfähige Schnittstelle: vollständiger Vorgang für die Rezeption, als vereinbarter Rückfallweg

Mehrsprachig möglich: üblicherweise Deutsch und Englisch, weitere Sprachen auf Anfrage

Sonderwünsche und Gruppenanfragen strukturiert erfasst

Anbindung an gängige PMS-Systeme und Channel-Manager wird vor dem Angebot geprüft

Eingerichtet ohne Unterbrechung — der Hotelbetrieb läuft weiter

Ablauf

So läuft eine Buchungsanfrage ab

Gast ruft an

Ob um 10 Uhr morgens oder 23 Uhr abends – der Assistent nimmt an, auf Deutsch oder Englisch, auch mehrere Anrufe zur selben Zeit. Die Kapazität wird auf Ihr Aufkommen ausgelegt und im Angebot ausgewiesen.

Verfügbarkeit prüfen, Zimmer empfehlen

Zimmerverfügbarkeit prüfen, Zimmertypen erklären, Preise kommunizieren, Sonderwünsche klären – nach Ihren Vorgaben und in der Sprache des Gastes. Was Sie freigegeben haben, wickelt der Assistent im selben Gespräch ab.

Buchung abschließen — oder gezielt eskalieren

Trägt die vorab geprüfte Schnittstelle Ihres PMS den Eintrag, schließt der Assistent den freigegebenen Buchungsablauf im Gespräch ab; für den Gast ist die Sache damit erledigt. Ohne tragfähige Schnittstelle steht der vollständige Vorgang für die Rezeption bereit — als vereinbarter Rückfallweg. Gruppen, Veranstaltungen und alles, was Sie ausgenommen haben, gehen in jedem Fall an Ihr Haus. Ob der Gast eine schriftliche Bestätigung erhält, richten wir als Teil Ihres Ablaufs ein.

Passend für Ihren Betrieb?

Im kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wie die Lösung konkret in Ihrer Branche funktioniert – ohne Verpflichtung, ca. 15 Minuten.

Kostenloses Erstgespräch Kosten KI Telefonassistent

Kostenlos · Unverbindlich · Keine Vorkenntnisse nötig

Hotels unterscheiden sich im Anrufaufkommen stärker als in fast jeder anderen Branche. Statt eines Beispielpreises, der für Ihr Haus ohnehin nicht gälte: Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

Preis für Ihr Anrufaufkommen berechnen

Sofort · ohne E-Mail · was noch nicht feststeht, wird als offen ausgewiesen

Verfügbarkeit