Was kostet Prozessautomatisierung?
Der Preis einer Prozessautomatisierung hängt an vier Dingen: wie eindeutig der Ablauf beschreibbar ist, wie viele Ausnahmen er kennt, wie viele Systeme beteiligt sind und ob deren Schnittstellen den gewünschten Vorgang überhaupt zulassen. Zwei Vorhaben mit demselben Namen können sich dadurch um ein Vielfaches unterscheiden.
Cogniiq veröffentlicht deshalb keine Preisstaffel für Automatisierung. Eine Zahl, die diese Unterschiede ignoriert, ist entweder zu niedrig und wird im Angebot wieder kassiert, oder zu hoch und schreckt Vorhaben ab, die sich gelohnt hätten. Was auf dieser Seite steht, ist das, was Sie stattdessen brauchen: jeder Preistreiber einzeln, einmalige und laufende Kosten getrennt, die Fälle, in denen sich Automatisierung nicht lohnt — und ein Rechner, in den Sie Ihre eigene Investitionssumme eintragen.
Was den Preis bestimmt
Acht Eigenschaften Ihres Prozesses — nicht unseres Angebots. Wer sie durchgeht, kann vor dem ersten Gespräch einschätzen, ob sein Vorhaben am günstigen oder am aufwendigen Ende liegt.
Wie eindeutig der Ablauf beschreibbar ist
Ein Ablauf, den Sie in wenigen Sätzen vollständig aufschreiben können, liegt am günstigen Ende. Einer, bei dem drei Personen drei verschiedene Versionen erzählen, wird zuerst zu einer Klärungsaufgabe — und die kostet Zeit, bevor eine Zeile Konfiguration entsteht.
Zahl und Art der Entscheidungspunkte
„Wenn A, dann B“ ist billig. Jede zusätzliche Verzweigung, jede Bedingung, die von mehreren Feldern abhängt, und jede Regel, die nur manchmal gilt, vervielfacht die Fälle, die gebaut und geprüft werden müssen.
Zahl der beteiligten Systeme
Ein Ablauf innerhalb eines Systems ist der einfache Fall. Sobald zwei oder drei Systeme Daten austauschen sollen, kommen Zugänge, Feldzuordnungen, Reihenfolgen und Fehlerfälle je Verbindung dazu.
Beschaffenheit der Schnittstellen
Ob ein System überhaupt eine geeignete Schnittstelle hat, welche Vorgänge sie erlaubt und was der Anbieter dafür verlangt, entscheidet stärker über den Preis als die Logik des Ablaufs selbst. Das ist der Punkt, an dem ein Vorhaben auch scheitern kann.
Qualität und Struktur der Daten
Saubere, einheitlich erfasste Daten lassen sich direkt verarbeiten. Freitextfelder, uneinheitliche Schreibweisen und Dubletten brauchen zusätzliche Prüf- und Aufbereitungsschritte — oder eine Bereinigung, bevor es losgeht.
Wie viele Ausnahmen es gibt
Der häufigste Grund, warum ein Automatisierungsprojekt teurer wird als gedacht: Der Normalfall ist in Tagen gebaut, und dann kommen die Sonderfälle. Sie gehören in die Aufnahme, nicht in die Rechnung danach.
Wie kritisch der Prozess ist
Ein Ablauf, dessen Fehler jemand am nächsten Tag bemerkt und korrigiert, braucht weniger Absicherung als einer, bei dem ein Fehler Geld kostet oder einen Kunden trifft. Prüfungen, Wiederholungen, Protokolle und Alarme sind Aufwand — und bei kritischen Abläufen kein optionaler.
Wer den Betrieb übernimmt
Automatisierungen altern: Ein angebundenes System ändert seine Schnittstelle, eine Regel ändert sich, ein Format verschiebt sich. Ob Sie das selbst betreuen oder wir es tun, ist eine Kostenentscheidung, die man vorher trifft — nicht beim ersten Ausfall.
Einmalig und laufend — zwei getrennte Zahlen
Sie stehen im Angebot nie in einer Summe. Wer beides zusammenzieht, kann weder die Investition beurteilen noch den Betrieb planen.
Einmalig: bis zum Go-live
- Prozessaufnahme und Klärung der Ausnahmen
- Prüfung der Schnittstellen aller beteiligten Systeme
- Aufbau des Ablaufs samt Fehler- und Eskalationswegen
- Tests mit echten, realistischen Fällen
- Übergabe und Dokumentation
Laufend: nach dem Go-live
- Überwachung des Ablaufs und Alarmierung bei Störungen
- Nachziehen, wenn ein angebundenes System sich ändert
- Anpassungen, wenn sich Ihre Regeln ändern
- Gebühren Dritter für die beteiligten Schnittstellen
- Bei unkritischen Abläufen ohne externe Anbindung kann dieser Posten entfallen
Vier Zuschnitte zur Einordnung
Beispielhafte Umfänge, damit Sie Ihr Vorhaben einordnen können — keine abgerechneten Kundenprojekte, und bewusst ohne Beträge.
Ein Ablauf, ein System
Ein klar umrissener Vorgang, der innerhalb eines bestehenden Systems ausgelöst und abgeschlossen wird — etwa eine Benachrichtigung mit Zuständigkeit und Frist, wenn ein bestimmter Status gesetzt wird.
Wenige Entscheidungspunkte, keine externe Schnittstelle, überschaubare Ausnahmen.
Ein Ablauf über zwei Systeme
Ein Vorgang, der in einem System beginnt und in einem zweiten endet — zum Beispiel eine strukturierte Anfrage, die als Vorgang angelegt und zugewiesen wird, sofern die Schnittstelle des Zielsystems das zulässt.
Zugänge, Feldzuordnung und Fehlerbehandlung je Verbindung kommen dazu.
Eine Prozesskette über mehrere Stationen
Mehrere aufeinander aufbauende Schritte mit Freigaben, Fristen und Zuständigkeiten — etwa ein Onboarding von der Zusage bis zur abgeschlossenen Checkliste.
Zustände, Wartezeiten, Eskalationen und ein Ausnahmeweg je Station.
Ein kritischer Ablauf mit voller Absicherung
Ein Vorgang, bei dem ein Fehler unmittelbar Geld oder Vertrauen kostet und deshalb Prüfungen, Wiederholungen, Protokoll, Alarm und einen definierten menschlichen Rückfallweg braucht.
Die Absicherung ist hier der größere Teil der Arbeit, nicht der Ablauf selbst.
Diese Zuschnitte sind Beschreibungen von Umfang, keine Angebote und keine Kundenprojekte. Ihr Angebot entsteht nach der Prozessaufnahme und beziffert einmalige und laufende Kosten getrennt.
Schnittstellen: der Posten, der ein Vorhaben kippen kann
Die Frage ist nicht, ob wir ein System „unterstützen“, sondern was dessen Schnittstelle im konkreten Fall erlaubt.
Fünf Fragen je System, vor dem Angebot
- Gibt es überhaupt eine geeignete Schnittstelle?
- Welcher Zugang ist nötig, und wer kann ihn erteilen?
- Welche Vorgänge erlaubt sie — nur lesen, oder auch schreiben?
- Passt die Datenstruktur zu dem, was der Ablauf braucht?
- Welche Beschränkungen und Kosten verlangt der Anbieter dafür?
Wenn die Antwort nein lautet
Dann gibt es drei mögliche Ergebnisse, und alle drei stehen vor dem Angebot fest:
- Der Schritt läuft über einen anderen Weg — Datei-Übergabe, E-Mail, Export und Import.
- Der Schritt bleibt bewusst manuell und wird nur vorbereitet und angestoßen.
- Das Vorhaben ist in dieser Form nicht sinnvoll umsetzbar — und das sagen wir vorher.
Was Sie von uns nicht hören werden: dass wir „mit allen gängigen Tools“ arbeiten. Das ist eine Zusage über fremde Software, für die niemand geradestehen kann. Welche Systeme in Ihrem Fall anbindbar sind, steht nach der Prüfung fest — wie wir mit Integrationen umgehen.
Ausnahmen, Tests und Betrieb — der unterschätzte Teil der Rechnung
Der Normalfall ist schnell gebaut. Was ein Vorhaben teuer oder billig macht, entscheidet sich an dem, was danach kommt.
Ausnahmen
Jede Ausnahme ist ein eigener Weg: erkennen, entscheiden, weiterleiten. Werden sie in der Aufnahme benannt, sind sie Aufwand. Tauchen sie erst im Betrieb auf, sind sie Nacharbeit — und Nacharbeit ist die teuerste Form von Aufwand.
Tests
Getestet wird mit realistischen Fällen aus Ihrem Betrieb, nicht mit Wunschdaten: der Normalfall, die benannten Ausnahmen, unvollständige Eingaben und der Fall, in dem ein beteiligtes System nicht antwortet. Das ist ein eigener Block im Aufwand, kein Anhängsel.
Betrieb
Welche Absicherung ein Ablauf braucht — Prüfungen, Wiederholungen, Protokoll, Alarm, menschlicher Rückfallweg — wird je Ablauf festgelegt, nicht pauschal. Ein unkritischer Ablauf braucht weniger davon als einer, dessen Fehler einen Kunden trifft.
Wirtschaftlichkeitsrechner
Wirtschaftlichkeit rechnen
Lohnt sich die Automatisierung dieses Prozesses?
Alle Felder sind Ihre Angaben — auch die Investition. Cogniiq trägt hier bewusst keine Beträge vor: Was ein Vorhaben kostet, steht erst nach der Prozessaufnahme fest, und eine vorbelegte Zahl wäre eine Behauptung über Ihren Betrieb. Wenn Sie noch kein Angebot haben, tragen Sie die Summe ein, die Ihnen das Vorhaben wert wäre. Dann beantwortet der Rechner die nützlichere Frage: bis zu welchem Preis es sich trägt.
Was ändert sich bei Ihnen wirtschaftlich?
Nur eine der beiden Lesarten gilt gleichzeitig. Beide bewerten dieselbe Arbeitskapazität; sie zusammenzuzählen hieße, sie zweimal zu verkaufen.
Der heutige Aufwand
Über alle beteiligten Personen zusammen, in einer normalen Woche.
Arbeitgeber-Vollkosten, nicht Bruttolohn: Lohnnebenkosten, Ausfallzeiten und Arbeitsplatzkosten gehören dazu. Wir schlagen keinen Wert vor — für Ihren Betrieb kennen nur Sie ihn.
Kaum ein Ablauf verschwindet vollständig. Freigaben, Rückfragen, Ausnahmen und Stichproben bleiben. Schätzen Sie eher vorsichtig — ein zu hoher Wert macht das Ergebnis wertlos.
Was die Automatisierung kostet
Prozessaufnahme, Umsetzung, Tests und Übergabe. Aus Ihrem Angebot — oder die Summe, bis zu der Sie bereit wären zu gehen.
Betrieb, Überwachung, Betreuung und Gebühren Dritter für die beteiligten Schnittstellen. 0 ist eine gültige Angabe — nicht jede Automatisierung verursacht laufende Kosten.
Ergebnis
Wirtschaftlichkeit noch nicht vollständig berechnet
Es fehlen noch 5 Angaben: einmalige Investition, laufende Kosten pro Monat, manuelle Stunden pro Woche, Vollkosten einer Arbeitsstunde, realistisch reduzierbarer Anteil. Ein leeres Feld setzen wir nicht auf null — sonst stünde hier ein Plus oder ein Minus, das aus einer Lücke stammt und nicht aus Ihren Zahlen.
Kein Formular, keine E-Mail-Adresse, kein Konto. Ihre Zahlen bleiben in Ihrem Browser und werden nirgendwohin übertragen.
Wann sich Automatisierung nicht lohnt
Sechs Fälle, in denen die ehrliche Antwort nein lautet oder die Rechnung sehr genau zu prüfen ist. Wer sie kennt, spart sich ein Projekt, das niemandem nützt — und erkennt umgekehrt schneller, welcher seiner Abläufe der richtige ist.
Der Vorgang kommt selten vor
Bei seltenen Vorgängen ist die Wirtschaftlichkeit besonders genau zu prüfen. Entscheidend ist nicht die Häufigkeit allein, sondern Aufwand, Wert und Risiko je Durchlauf im Verhältnis zu Investition und laufenden Kosten. Ein seltener, aber sehr aufwendiger oder fehlerkritischer Vorgang kann sich tragen. Der Rechner weiter unten bildet genau diesen Vergleich mit Ihren Zahlen ab.
Die Regeln ändern sich ständig
Was diesen Monat anders läuft als letzten, muss nach jeder Änderung nachgezogen werden. Dann verschiebt Automatisierung den Aufwand von der Ausführung in die Pflege, statt ihn zu senken.
Die Arbeit ist Urteil, keine Prozedur
Wenn jeder Fall eine eigene Abwägung verlangt, gibt es keine Regel zu automatisieren. Ein KI-Schritt kann hier zuarbeiten — Unterlagen vorsortieren, einen Entwurf vorbereiten —, aber die Entscheidung bleibt beim Menschen, und der Zeitgewinn ist entsprechend kleiner.
Die nötigen Systeme lassen sich nicht anbinden
Fehlt eine geeignete Schnittstelle, erlaubt sie den gewünschten Vorgang nicht oder verlangt der Anbieter dafür Konditionen, die das Vorhaben sprengen, dann ist das Ergebnis der Prüfung: nicht sinnvoll umsetzbar. Das sagen wir vor dem Angebot, nicht danach.
Der Prozess selbst ist das Problem
Ein umständlicher Ablauf wird durch Automatisierung ein schneller umständlicher Ablauf — und er wird schwerer zu ändern. Erst vereinfachen, dann automatisieren. Manchmal erledigt der erste Schritt den zweiten.
Die Rechnung geht nicht auf
Wenn der realistisch reduzierbare Aufwand mal Ihrem Stundensatz die Investition über einen vertretbaren Zeitraum nicht trägt, ist die Antwort nein. Dafür steht der Rechner auf dieser Seite — er ist auch dazu da, ein Vorhaben zu widerlegen.
Häufige Fragen zu Kosten und Preisen
Weiter im Automatisierungs-Cluster
Die Leistung selbst steht auf Prozessautomatisierung. Wenn das Problem eher „zu viel Handarbeit“ heißt als „was kostet das“, führt zu viel manuelle Arbeit dorthin, und wer erst einordnen will, wo Digitalisierung im Betrieb überhaupt ansetzt, findet das unter digitale Automatisierung im Unternehmen.
Der nächste Schritt ist die Prozessaufnahme
Bringen Sie einen konkreten Ablauf mit — den, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir gehen ihn Schritt für Schritt durch, benennen die Ausnahmen und prüfen, was die beteiligten Systeme zulassen. Danach wissen Sie, was möglich ist, was es kostet und ob es sich trägt. Kostenlos und unverbindlich.
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